Aktenplan

Ein Aktenplan ist die Regelung der systematischen Ordnung des gesammten Schriftgutes (der Akten) einer Verwaltung, eines Unternehmens oder einer sonstigen Organisation.

Ziel des Aktenplanes ist die übersichtliche, nachvollziehbare und wirtschaftliche Ordnung des Schriftgutes.

Aktenpläne in deutschen Behörden

Die Aktenpläne der deutschen Bundesbehörden sind meist in:

• Obergruppen (z.B. S für Bundes- und Landessteuern, P für Personal. H für Haushalt)
• Gruppen (z.B. S 0 Abgabenordnung 1977; Steuerberatungsrecht)
• Mittelgruppen (z.B. S 01 Einleitende Vorschriften; Steuerschuldrecht)
• Untergruppen (z.B. S 010 Anwendungsbereich)

unterteilt.
Die daraus resultierenden Aktenzeichen bestehen in der Regel aus der Obergruppe und der Aktennummer (z.B S 0100 Anwendungsbereich § 1 AO).

A-Akten

Akten von allgemeiner Bedeutung, z.B. zur Regelung von Grundsatzfragen, werden als allgemeine Akten, oder kurz A-Akten, bezeichnet. Diese werden meist getrennt von den B-Akten geführt.

B-Akten

Akten, die sich mit der Regelung von Personalsachen oder Einzelfällen befassen, werden als besondere Akten, oder kurz B-Akten, bezeichnet. Die B-Akten werden ebenso wie die A-Akten nach den Regeln der jeweils geltenden Geschäftsordnungen verwaltet.

Weglegesachen

Schriftgut, daß nicht aufbewahrt werden soll wird mit dem Vermerk "weglegen" versehen und bis zur Vernichtung lose gelagert. Für reine Weglegesachen werden keine Aktenzeichen vergeben.

Registratur

Akten eines Aktenzeichens sind in der Regel an einer Stelle gesammelt zu verwahren. Die Registratur (oder auch Aktei) hat die Akten in der Regel in Aktenordnern nach Aktenzeichen sortiert zu verwahren. Ist in einer Behörde mehr als eine Registratur mit der Verwaltung von Akten zu einem Aktenzeichen befasst, so ist das Aktenzeichen um die Registratur zu erweitern (z.B. I A 1 - S 0100 = Registratur des Referates I A).

weitere Unterteilung

Aktenzeichen können, falls es die Übersichtlichkeit gebietet, weiter unterteilt werden. z.B. können Akten zu Personalsachen der Ausbildung für den mittleren nichttechnischen Dienst P 3142 durch die Zusätze S für Steuerverwaltung, Z für Zollverwaltung etc. weiter unterteilt werden.

laufende Nummer/Jahr

Die Akten eines Jahres werden forlaufend nummeriert. Teilweise werden die Nummern durch die Kurzangabe der Jahreszahl ergänzt. Jedes Aktenzeichen wird gesondert numeriert.

Stellenbezeichnung des Bearbeiters

Um jede Akte dem zuständigen Sachbearbeiter zuordnen zu können wird dessen Stellenbezeichnung laut Geschäftsverteilungsplan in dem Aktenzeichen vermerkt.

Aufbau eines vollständigen Aktenzeichens

Beispiel: I A 1 - H 1118 D - 17/05 - A 12

I A 1 = Registratur bzw. Aktei, welche das Aktenzeichen vergeben hat

H 11 = Aufstellung des Haushaltsplanes

H 1118 = Kreditmittel; Darlehen; Subventionen; Anleihen

D = nähere Unterteilung, hier Darlehen

17/05 = Akte Nummer 17 aus dem Jahr 05 (die Nummern werden für jedes Aktenzeichen fortlaufend vergeben)

A 12 = Stellenbezeichnung des zuständigen Sachbearbeiters innerhalb der Behörde

Doppelaktenzeichen

Betrifft eine Akte zwei verschiedene Aktenzeichen kann ein Doppelaktenzeichen zu vergeben (z.B. H 1234 / O 4321). Im Sinne der Wirtschaftlichkeit und Übersichtlichkeit sind Doppelaktenzeichen in der Regel zu vermeiden und nur in Ausnahmefällen zu vergeben.

Beispiel eines typischen Geschäftsganges

• eine Anfrage eines Bürgers zu einer Sache geht bei der Behörde ein
• die Poststelle der Behörde ordnet den Posteingang anhand ihrer Anweisungen und gibt diesen weiter
• der zuständige Abteilungsleiter erhält die Posteingänge und gibt die Anfrage ein den für diese Fälle zuständigen Sachbearbeiter weiter
• der Sachbearbeiter sucht sich im Aktenplan das passende Aktenzeichen zu dem Vorgang und gibt das Schreiben in die Registratur zur Vergabe des vollständigen Aktenzeichens
• die Registratur vergibt das Aktenzeichen und vermerkt dies in ihren Büchern, danach gibt sie dem Sachbearbeiter das Schreiben mit dem darauf vermerkten Aktenzeichen zurück
• sämtliche Vermerke und sämtlicher Schriftverkehr zu diesem Fall wird mit diesem Aktenzeichen versehen und unter diesem Aktenzeichen in der Akte abgelegt.