Signatur (E-Mails im Geschäftsverkehr)

Signaturen am Ende einer E-Mail erleichtern die Kontaktaufnahme zum Beispiel im Falle einer telefonischen Rückfrage oder die Überprüfung der rechtlichen Stellung des Absenders. Mit zunehmenden Aufkommen von E-Mails im geschäftlichen Schriftverkehr gegen Ende der 1990er Jahre gingen immer mehr Unternehmen freiwillig dazu über, an das Ende der E-Mail auch die Telefon- und Faxnummer und die Adresse zu setzen. Da der E-Mail-Verkehr immer mehr zunahm, sah sich der Gesetzgeber im Sinne einer Rechtssicherheit für die beteiligten Seiten zum Handeln veranlasst.

Geschäftsbriefe

In den letzten Jahrhunderten wurden Geschäftsbriefe nur auf Papier geschrieben und im Original oder als Kopie/Fotokopie per Post, Fernschreiben, Fax oder Boten übermittelt. Für Geschäftsbriefe ist gesetzlich geregelt, welche Angaben über den Verfasser verpflichtend angegeben werden müssen. Diese galten aber nur für Geschäftsbriefe auf Papier per Post und als Faxkopie, jedoch nicht automatisch zwingend für E-Mails. Im Zeitalter von Internet und E-Mail wurde es daher nötig klarzustellen, dass auch E-Mails zu den Geschäftsbriefen gehören. Der Gesetzgeber erweiterte die Formvorschriften daher mit Wirkung vom 1. Januar 2007.

Zuständige Gesetze

Der Gesetzgeber hat dafür zum 1. Januar 2007 im Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister, EHUG unter anderem folgende Paragrafen erweitert:

• HGB (Handelsgesetzbuch) Paragrafen 37a Abs. 1 und 125 Abs. 1 Satz 1
• GmbHG (GmbH-Gesetz) Paragraf 35a Abs. 1
• AktG (Aktiengesetz) Paragraf 80 Abs. 1 Satz 1

Inhalt bzw. Pflichtangaben in der Signatur

In einem Geschäftsbrief und damit nun auch in (der Signatur) einer E-Mail im kaufmännischen Schriftverkehr muss enthalten sein:

• Die exakte Firma inklusive Geschäftsform des Verfassers, wie im Handelsregister eingetragen
• Der Ort der Niederlassung bzw. der Sitz der Gesellschaft (mit postalisch korrekter ladungsfähiger Anschrift)
• Das Registergericht und die Nummer, unter der das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist
• Bei GmbH der Name aller Geschäftsführer und ggf. des Aufsichtsratsvorsitzenden – jeweils mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen und Familiennamen
• Bei Unternehmen, deren Gesellschafter keine natürliche Person ist (z.B. GmbH & Co.KG) sämtliche Angaben zur persönlich haftenden Gesellschaft
• Bei Aktiengesellschaften alle Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen, Kennzeichnung des Vorsitzenden des Aufsichtsrats als solcher

Weitere Angaben wie Telefon- und Faxnummer, Unternehmenslogo, Abteilung, Website, E-Mail-Adresse etc. sind freiwillig, gehören zum „guten Ton“ und erleichtern eine schnelle und direkte Kontaktaufnahme im Geschäftsverkehr.

Für die Angaben auf Rechnungen gelten noch schärfere Vorgaben zu den Pflichtbestandteilen, die sich vor allem aus dem Umsatzsteuergesetz ergeben.

Betroffene Gruppen

Betroffen von den gesetzlichen Vorgaben sind alle Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches (HGB) in Deutschland sowie deren Mitarbeiter. Für die Umsetzung der gesetzlichen Regelung in die betrieblichen Praxis sind die Geschäftsführer in letzter Instanz verantwortlich.

Für nicht im Handelsregister eingetragene Unternehmer galten bis März 2009 die Vorschriften der Gewerbeordnung, GewO, die als Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen vorschrieb

• mindestens ein ausgeschriebener Vorname
• Zuname (Familienname)
• ladungsfähige Anschrift
• bei mehreren Gesellschaftern einer BGB-Gesellschaft alle diese Angaben über jeden Gesellschafter

Seit März 2009 ist der entsprechende Paragraf 15 GewO entfallen. Die IHK rät jedoch den Unternehmern, auf die Angaben nicht zu verzichten.

Abgrenzung zur elektronischen Signatur

Die Signatur in E-Mails ist vollkommen unabhängig von einer sogenannten elektronischen Signatur und hat mit dieser nichts zu tun. Eine elektronische Signatur wird vom Gesetzgeber bei der Übermittlung von Rechnungen durch E-Mail an den Rechnungsempfänger vorgeschrieben.

Formvorschrift

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass die Angaben „gut lesbar“ sein müssen. Das heißt, die Schriftgröße, -farbe und Hintergrundfarbe müssen so gewählt werden, dass die Angaben gut lesbar sind und beispielsweise auch ältere Personen in der Lage sind, diesen Text auf dem Bildschirm und/oder auf einem Papierausdruck gut lesen zu können.

Die DIN-Norm 5008, die unter anderem auch die Gestaltung von Geschäftsbriefen regelt, gibt weitere Empfehlungen zur Form. Sie muss jedoch nicht rechtlich verbindlich angewendet werden.

Signaturtrenner

Es ist etablierte Konvention, eine Signatur durch einen Signaturtrenner vom Nachrichtentext abzutrennen. Dieser besteht aus einer Zeile, die nur die Zeichenfolge „-- “ (zwei Bindestriche und ein Leerzeichen) enthält. Dadurch ermöglicht man es den meisten E-Mail-Programmen und Newsreadern, eine Signatur automatisch zu erkennen und beim Antworten nicht zu zitieren.

Sanktionen

Ordnungsstrafen durch das Registergericht im Falle einer Zuwiderhandlung können bis zu 5.000 € betragen. Angesichts drohender Abmahnungen durch Mitbewerber sollten Kaufleute darauf achten, dass diese Angaben vollständig auf allen nicht-unternehmensinternen Mails angegeben sind.

Siehe auch

• Disclaimer Haftungsausschluss und Nutzungseingrenzung am Ende einer E-Mail.
• Rechnung
• Geschäftsbrief

Weblinks

• heise resale - Abmahnsichere Geschäfts-E-Mail mit Muster für verschiedene gängige Gesellschaften.
• heise - Disclaimer: Unnötiger Ballast für E-Mails
• Handelsgesetzbuch, nichtamtliches Verzeichnis, abgerufen am 12. Juni 2010