Buchhaltung

Unter Buchhaltung versteht man:

die Gesamtheit aller Geschäftsbücher eines Rechnungswesens
den Vorgang der Belegverarbeitung
die Abteilung eines Unternehmens oder einer Organisation, die für die Abwicklung der Buchhaltung zuständig ist.

Der weitere Artikel beschäftigt sich mit der ersten Alternative.

Historische Entwicklung

Der Handel diente ursprünglich dazu, Güter zu beschaffen, die man selbst nicht herstellen konnte (Tauschhandel). Stammesangehörige wurden mit eigenproduzierten Gütern ausgeschickt, um sie gegen dringend benötigte fremde Güter zu tauschen. Der Handelserfolg bestand lediglich in der ausreichenden Beschaffung der fremden Güter.

Mit der Entwicklung der Währung entwickelte sich jedoch der Beruf des Kaufmanns, der Waren an einer Stelle billig einkaufte, um sie an anderer Stelle teurer zu verkaufen. Der Handelserfolg war zwar auch hier am ausreichenden Vorhandensein von Währung abzulesen, jedoch benötigte der Kaufmann Aufzeichnungen, die es ihm ermöglichten, den Preis für eine Ware festzusetzen oder den Erfolg eines einzelnen Handelsgeschäfts festzustellen. Außerdem musste der Kaufmann offene Forderungen und Verbindlichkeiten verwalten oder auch seine Liquidität sicherstellen.

All dies erforderte zur Planung und Steuerung die laufende Messung seines Handelserfolgs und damit die laufende Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle. Die Buchhaltung wurde geboren. Die doppelte Buchführung ist schließlich eine Erfindung italienischer Kaufleute des 14. Jahrhunderts.

Neben dem kaufmännischen Rechnungswesen führte auch die öffentliche Hand Bücher, in denen die Beamten über ihr Finanzgebaren Rechenschaft ablegten.

Im Laufe der Jahrhunderte entwickelten sich ungeschriebene Regeln des Verkehrs unter Kaufleuten, die auf Treu und Glauben sowie kaufmännischer Redlichkeit beruhten. Die Regeln zur Messung und zum Ausweis des Handelserfolgs (Bewertung bzw. Jahresabschluss) wurden später im Handelsgesetzbuch umfassend festgeschrieben, die Grundregeln der Buchhaltung nicht. Diese als allgemein anerkannte Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) bekannten Regeln sind gesetzlich nur sehr ungenau verankert.

Definition

Definitionen der Buchhaltung gibt es einige. Berücksichtigt man deren historische Entwicklung, so versteht man darunter die Gesamtheit aller Handelsbücher eines Kaufmanns. Jedoch ist heutzutage eine Verallgemeinerung nötig, da nicht nur Kaufleute (sprich: Unternehmen) eine Buchhaltung benötigen, sondern beispielsweise auch öffentliche Haushalte (z. B. Universitäten), private Haushalte (z. B. Vereine, Stiftungen) oder Nichtkaufleute (z. B. Steuerberater, Ärzte, Privatpersonen).

Allgemein gesprochen ist die Buchhaltung demnach die Gesamtheit aller Geschäftsbücher eines Rechnungswesens.

Eine andere Definition charakterisiert die Buchhaltung als Gesamtheit des Belegwesens. Jedoch vernachlässigt sie die Verbuchung und Auswertung der Geschäftsvorfälle, die jedem ordentlichen Belegwesen folgt.

Weiterhin wird die Buchhaltung manchmal als unternehmensbezogene Zeitraum- und Zeitpunktrechnung definiert. Wenn man die Gewinn- und Verlustrechnung als Ziel der Zeitraumrechnung sieht, und die Bilanz als Ziel der Zeitpunktrechnung, so wird diese Definition klarer. Allerdings wird hier der belegmäßige Hinterbau jeder Buchhaltung unterschätzt, ohne den die angesprochenen Rechnungen gar nicht möglich wären.

Bedeutung und systematische Einordnung

Die Buchhaltung ist die Grundlage der Rechnungslegung und damit der wichtigste Teilbereich des Rechnungswesens, da alle anderen Teilbereiche (z.B. Kostenrechnung oder Planrechnung) auf den Istdaten der Buchhaltung beruhen oder sie zumindest benötigen.

Oft wird der Fehler gemacht, den Abschluss der Buchhaltung mit dem Jahresabschluss gleichzusetzen. Dabei liefert die Buchhaltung zunächst nur das Zahlenwerk der sogenannten Saldenbilanz I, die erst mit den sich aus dem Inventurbuch ergebenden Umbuchungen die Saldenbilanz II bildet. Aus dieser zweiten Saldenbilanz und allen anderen Pflichtunterlagen (in Deutschland z.B. der Anhang) besteht der Jahresabschluss, der seinerseits Hauptbestandteil der Rechnungslegung ist.

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)

Grundsätzlich

Die GoBs sind ein unbestimmter Rechtsbegriff. Ihre Bedeutung ergibt sich aus dem HGB:

- § 238 Abs. 1 HGB (für alle Unternehmungen): „Jeder Kaufmann ist verpflichtet Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seine Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.“

- § 243, I HGB (für alle Unternehmungen): „Der Jahresabschluß ist nach den GoB aufzustellen.“

- § 264, II HGB (für Kapitalgesellschaften): „Der Jahresabschluß hat unter Beachtung der GoB ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild (...) zu vermitteln.“

In diesem Zusammenhang ist auch zu beachten: Mit Freiheitsstrafe bis zu 2 Jahren oder mit Geldstrafe wird bestraft, wer zahlungsunfähig oder insolvent ist und die in § 283b StGB - Verletzung der Buchführungspflicht - genannten Pflichten verletzt hat.

Wie bereits oben erwähnt, sind die GoB zwar allgemein anerkannt, aber nirgends ausführlich verbindlich festgeschrieben. Sie sind deshalb nicht einklagbar, sondern nur durch die Adressaten der Buchhaltung erzwingbar.

So kann beispielsweise das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung die Buchhaltung verwerfen, wenn sie nicht den GoB entspricht. Die Besteuerungsgrundlagen würden dann nicht zu knapp geschätzt.

Auch ist es in der letzten Zeit häufig aufgetreten, dass bei Buchungsunregelmäßigkeiten (sprich: Nichteinhaltung der GoB) der Aktienkurs des betreffenden Unternehmens erdrutschartig fiel. Hier erfolgt ebenso die Erzwingung einer ordnungsgemäßen Buchhaltung durch deren Adressaten (sprich: Investoren).

Was aber verbirgt sich hinter diesen ominösen GoB? Nachfolgend die wichtigsten Grundsätze:

Keine Buchung ohne Beleg, kein relevanter Beleg ohne Buchung(en).
Die Buchung muss eindeutig auf den Beleg verweisen und umgekehrt.
Keine nachträgliche Veränderung einer Buchung, sondern Umbuchung oder Stornierung.
Die Buchführung muss zweckmäßig chronologisch geordnet und lückenlos sein.

Die hier beschriebenen GoB sollten im übrigen nicht mit den im Handelsgesetzbuch verankerten Bilanzierungs- und Bewertungsgrundsätzen wie z.B. Bilanzkontinuität oder Bilanzwahrheit verwechselt werden, die in der Wissenschaft oftmals als kodifizierte GoB bezeichnet werden. Selbstverständlich müssen auch diese Grundsätze bereits bei der laufenden Buchhaltung beachtet werden, die endgültige Bewertung und der endgültige Bilanzausweis aller Wirtschaftsgüter erfolgen jedoch erst im Rahmen von Inventur bzw. Jahresabschlusserstellung.

Für Buchhaltungssoftware wurden die GoB zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) fortentwickelt. Die GoBS beinhalten also die Kriterien, die ein Buchhaltungsprogramm erfüllen muss, wenn mit ihm eine Buchhaltung gemäß GoB gelingen soll.

Aufbau

Der grundsätzliche Aufbau der Buchhaltung in Buchform hat sich in den letzten einhundert Jahren kaum verändert. Nur Aussehen und Zusammenstellung der einzelnen Bücher existieren mittlerweile in etwa so vielen Varianten, wie es Buchhalter und Buchhaltungssoftware gibt.

Grundlage jeder Buchhaltung sind Grund- und Hauptbuch.

Im Grundbuch (auch: Journal) werden alle Geschäftsvorfälle chronologisch mit laufender Nummer, Datum, Betrag, Verweis auf den Beleg, Erläuterung und Kontierung erfasst. Die Belegverweise im Grundbuch verweisen zumeist auf Nebenbücher, wie beispielsweise auf den Kontoauszug Nummer 22 im Bankbuch, während auf den Belegen selbst auf eine fortlaufende Buchungsnummer im Grundbuch verwiesen wird.

Im Hauptbuch (auch: Kontenblätter) werden alle Buchungen des Grundbuchs auf den angesprochenen Konten zusammengeführt. Das Hauptbuch wird am Anfang des Geschäftsjahres mit den Endbeständen des Vorjahres (z.B. Bankbestand) eröffnet und am Jahresende zur Saldenbilanz I abgeschlossen.

Weiterhin existieren verschiedene Nebenbücher, die jeweils alle Belege eines einzelnen Teilbereichs der Buchhaltung enthalten.

Die wichtigsten Nebenbücher sind:

Bank- und Kassenbuch
Rechnungsausgangs- und Rechnungseingangsbuch
Offene-Posten-Buchhaltung
Waren- und Inventurbuch
Lohn- und Gehaltsbuch
Anlagenbuch.

Der Anzahl der Nebenbücher sind dabei kaum Grenzen gesetzt. Man denke nur an das Schmiergeld- und Geschenkebuch des Itzhak Stern im Film "Schindlers Liste" oder an das Beteiligungsmanagement eines Konzern-Mutterunternehmens.

Auf die Liste der Nebenbücher wird verwiesen.

Der beschriebene Grundaufbau gilt im übrigen auch für kameralistische Buchhaltungen, wie sie z.B. bei Kleinunternehmern oder Kommunen auftreten. Im Unterschied zur doppelten Buchführung werden jedoch hier die Nebenbücher Bank und Kasse gleichzeitig als Grundbuch benutzt, da außer Geldkontenbewegungen zumeist keine Geschäftsvorfälle zu erfassen sind, die Nebenbücher erfordern würden.

Aufbewahrung

Im Handels- und Steuerrecht gibt es für Buchhaltungsunterlagen vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen. Wer nichts falsch machen will, bewahrt die gesamten Bücher am besten 10 Jahre auf, bevor er sie dem Reißwolf zuführt.

Zukunft

Die Buchhaltung unterliegt ständigen Veränderungen. Ständig kommen neue Aufzeichnungspflichten hinzu, neue Adressaten wollen bedient werden. Internationale Bilanzierungsstandards drängen in die nationale Gesetzgebung. In internationalen Großkonzernen hat sich die Buchhaltung mittlerweile zu einem Monstrum entwickelt, das ohne Spezialisierung oder Beratung kaum mehr zu bändigen ist.

Ein Ende dieses Trends ist nicht abzusehen, da durch die fortschreitende Globalisierung des Kapitalmarktes bzw. Gleichschaltung des EU-Wirtschaftsraums auch immer mehr mittelständische Unternehmen mit den erweiterten buchhalterischen Anforderungen von Auslandsgeschäften, Konzernstrukturen oder schlicht des Kapitalmarktes konfrontiert werden.

Die Umstellung des Unternehmens auf ein ökologisches Rechnungswesen berührt nicht nur die Ökobilanzierung im Rahmen der Buchhaltung, sondern auch die Übertragung von Buchhaltungsmethoden auf andere Anwendungsfelder wie Wissensbilanzen; siehe hier die Input-Output-Tableaus aus der Systemtheorie und Kybernetik [1].

Siehe auch: Generalumkehr, Industriekontenrahmen, Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme(GoBS)

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