Funktionendiagramm

Das Funktionendiagramm stellt in einer Matrix dar,

welche Aufgabe
durch welche Person / Instanz
in welcher Zuständigkeitskompetenz wahrzunehmen sind.

Das 1929 von Eva und Ernst Hijmans entwickelte Funktionendiagramm (Funktionsmatrix, activity distribution chart) ordnet die einzelnen Aufgaben den beteiligten Stellen in Form einer zweidimensionalen Übersicht zu.

Aus den Zeilen des Funktionendiagramms wird ersichtlich, wie die Funktionen zur Lösung einer Sachaufgabe auf verschiedene Stellen verteilt werden. Die Zeilen sind somit eine Grundlage für Arbeitsablaufdarstellungen. Aus den Spalten sind die Funktionen ersichtlich, die von einzelnen Stellen an verschiedenen Sachaufgaben zu erfüllen sind. Die Spalten sind dadurch Grundlage für die Erstellung von Stellenbeschreibungen. Im Gegensatz zu einer Stellenbeschreibung enthält ein Funktionendiagramm wesentlich weniger Informationen über die einzelnen Stellenaufgaben, es vermittelt dafür aber einen übersichtlichen Gesamteindruck von den Aufgabenzusammenhängen, den Kompetenzen und den Veranwortlichkeiten der beteiligten Stellen.

Funktionendiagramme haben folgende Vor- und Nachteile:

Vorteile:

Kompetenzkonflikte werden durch klare Zuweisung verhindert
Präzise Vorgaben für die Stellenbesetzung und Personalentwicklung
Organisatorische Mängel lassen sich leicht erkennen
Niedriger Änderungsaufwand

Nachteile:

Abgrenzungsschwierigkeiten bei der Aufgabengliederung
Gefahr der Überoganisation durch zu starke Formalisierung
Aufgrund der schematischen Darstellung lassen sich detaillierte Regelungen nicht darstellen
Behinderung von Initiative und Kreativität

Graphische Darstellung (einfaches Funktionendiagramm)

	Stelle 1	Stelle 2	Stelle 3	Stelle 4
Aufgabe A	K	E	A
Aufgabe B		K	X
Aufgabe C	P		X
Aufgabe D				X

Buchstabensymbole:

A = Ausführung
E = Entscheidung
K = Kontrolle
P = Planung
X = Gesamtfunktion