Arbeitsanalyse und -synthese

Die Arbeitsanalyse mit anschließender Arbeitssynthese bildet den Übergang von der Aufbau- zur Ablauforganisation. D. h. die Frage nach dem WAS (= Aufgabeninhalte) geht in die Frage nach dem WIE (Aufgabenerfüllung) über. Im Konkreten bedeutet das, dass die durch die Aufgabenanalyse ermittelten Teilaufgaben (z.B. Rechnungsbearbeitung) in ihre kleinsten Arbeitselemente (z.B. kontieren der Rechnung) zerlegt werden (=Arbeitsanalyse) und im Rahmen der Arbeitssynthese räumlich, zeitlich und personell zu effizienten Arbeitsschritten zusammengefasst werden.

Arbeitsanalyse

Im Rahmen der Aufgabenanalyse werden sämtliche Aufgaben in ihre kleinsten Elemente, die Teilaufgaben niedrigster Ordnung auch Elementaraufgaben genannt,zerlegt. Diese Elementaraufgaben bilden nun den Ausgangspunkt für die Arbeitsanalyse. Im Rahmen der Arbeitsanalyse werden diese Arbeitsteile, ähnlich wie bei der Aufgabenanalyse, in ihre kleinsten Elemente, die Gagenelement, zerlegt. Die Gliederung dieser Gagenelemente kann nach den Gesichtspunkten

• Verrichtung
• Objekt
• Rang
• Phase und
• Zweckbeziehung erfolgen.

Es kann nur nach einem Gesichtspunkt gegliedert werden, jedoch kann es mehrere Gliederungsstufen geben. Die Literatur geht von drei bis sieben Stufen aus.

Beispiel: Analyse nach dem Verrichtungsprinzip
Arbeitsteil höchster Ordnung: 
* Warenverkauf an den Kunden 
Arbeitsteil mittlerer Ordnung: 
* Kundenwunsch entgegennehmen
* Kundenwunsch erfüllen
* Preis vereinbaren
* Bezahlung veranlassen
 Arbeitsteil niedrigster Ordnung:
Kundenwusch erfüllen zerfällt in:
* Ware einpacken
* Ware dem Kunden übergeben 

Arbeitssynthese

Das Ziel der Arbeitsanalyse ist es, einen klaren Überblick über alle Arbeitsteile beliebiger Ordnung (Stufe) zu geben, die in einer bestimmten Aufgabe enthalten sind. Die Arbeitssynthese versucht nun diese Elemente räumlich, zeitlich und personell zu effizienten Arbeitsschritten zusammenzufassen und auf die einzelnen Aufgabenträger (=Personen)zu verteilen. Wobei zu beachten ist, dass die Stufe auf der die Teilaufgaben ermittelt und in weiterer Folge einer Person übertragen werden, auf verschiedenen Höhen der Aufgabenanalyse stattfinden können. Die Höhe hängt vom Grad der Arbeitsteilung im Unternehmen ab. Liegt die Übergangsstufe sehr hoch, so tendiert der Grad der Arbeitsteilung gegen Null. (Einpersonenunternehmen) Dagegen besteht ein hoher Grad der Arbeitsteilung, wenn die Aufgabenanalyse auf einer tiefen Stufe in die Arbeitssynthese einmündet.

Bei der Erstellung der Arbeitssynthese werden zuerst mehreren Arbeitsteilen zu einem Arbeitsgang zusammengefasst und danach mehreren Arbeitsgängen zu einer Gangaufgabe aufaddiert. Anschließend folgt die personale, die temporale und die lokale Synthese:

Personale Synthese

Nach der Fixierung der Gagenaufgaben einer Stelle wird nun eine bestimmte Arbeitsmenge (= mehrere Gangaufgaben) einer Person, dem Stelleninhaber, unter dem Gesichtspunkt der optimalen Auslastung von Mensch und Sachmittel, zugeteilt. Dieser Schritt wird als personale Arbeitssynthese bezeichnet.

Temporale Synthese

Die temporale Synthese hat die Aufgaben die Leistungen der einzelnen Arbeitspersonen zeitlich so abzustimmen, dass für jedes Subjekt die optimale Durchlaufzeit erreicht wird. Aus dieser Forderung wird die zusätzliche Aufgabe der Minimierung der organisatorischen Lagerbestände abgeleitet.

Lokale Synthese

Neben den beiden bereits erörterten Aspekten kann die Arbeitssynthese auch unter Betonung des räumlichen Gesichtspunktes betrachtet werden, der vor allem auf die Gestaltung und Anordnung der Arbeitsplätze im Arbeitsprozess sowie die Ausstattung der einzelnen Arbeitsplätze gerichtet ist. Die räumliche Anordnung sollt hierbei vor allem dem Ziel der Minimierung innerbetrieblicher Transportwege gerecht werden. Bei der qualitativen und quantitativen Sachmittelausstattung muss immer darauf geachtet werden, dass die Arbeitserfüllung zu keinem Zeitpunkt gefährdet ist.

Es ist immer wichtig, im Auge zu behalten, dass die personale, temporale und lokale Synthese nur verschiedene Blickwickeln einer einzigen Arbeitssynthese sind.

Ziele der Arbeitsanalyse

Man kann zwischen psychologischen und nicht-psychologischen Zielen unterscheiden.

Nicht-psychologische Ziele

Nicht-psychologische Ziele orientieren sich primär an wirtschaftlichen Zielen, sie sind vor allem auf den Output und die Prozessaktivitäten gerichtet und zielen hier auf eine Erhöhung der Wirtschaftlichkeit ab.

Psychologische Ziele

Bei den psychologischen Zielen geht es nicht so sehr um die Anpassung des Menschen an die Arbeit sondern darum die Arbeitsbedingungen an den Menschen anzupassen. Sowohl die Humanisierung des Arbeitsplatzes als auch die Steigerung der Mitarbeitermotivation stehen hier an erster Stelle.

Praxistauglichkeit des Konzepts

Die Eignung dieses Konzeptes für die praktische Organisationsgestalltung ist nicht unumstritten. Vor allem folgende Kritikpunkte sind anzumerken:

• Die Trennung in Aufbau- und Ablauforganisation ist nicht eindeutig möglich
• Da es keine verbindliche Vorgehensweise für die Erstellung von Arbeitsanalysen und -synthesen gibt, wird das Ergebnis um so subjektiver, je größer die Anzahl der Analysestufen ist.

Relevant ist das Konzept vor allem für die übersichtliche Erfassung und Beschreibung von komplexen Aufgaben.

Literatur

• Manfred Schulte-Zurhausen: Organisation. Vahlen Verlag, München 2002 ISBN 3-8006-2825-2
• Erich Kosiol: Organisation der Unternehmung. Gabler Verlag, Wiesbaden 1976
• Walter Maier: Arbeitsanalyse und Lohngestaltung. Ferdinand Enke Verlag, Stuttgart 1988 ISBN 3-432-93782-2