Newsletter

Als Newsletter [ˈnuːzˌlɛtɚ] (engl. für Mitteilungsblatt, Verteilernachricht oder Infobrief) wird ein (meist elektronisches) Rundschreiben bezeichnet.

Geschichte

Ursprünglich bezeichnete der Begriff ein periodisches Print-Format von wenigen Seiten, das in kürzester Form Nachrichten und Ratschläge zu meist kaufmännischen Themen zusammenfasste. Heute werden darunter vorwiegend elektronische Newsletter verstanden.

Verfahren und Programme

Informationen (meist zu speziellen Themen) werden bei dieser Publikationsform mehr oder weniger regelmäßig per E-Mail (oder z.B. per SMS) an eine Gruppe von Empfängern gesendet. Die Empfänger haben sich selbst als Interessenten in eine Newsletter-Liste eingetragen, das Einverständnis (Opt-In) der Empfänger liegt also vor.

Der Versand der Newsletter wird als Outbound-Technologie (Newsletter-Engine) betrachtet, zur Weiterverarbeitung erhaltene E-Mails als Inbound (Funktion E-Mail Callcenter). Engines für Newsletter gibt es von wenigen hundert Euro bis hin zu mehreren hunderttausend Euro. Es kommt hier auf die Flexibilität der Softwarelösung an, d.h. mit welcher künstlichen Intelligenz kann sie die E-Mails zusammensetzen (personalisiert und thematisiert) und mit welcher Geschwindigkeit können die E-Mails produziert und versendet werden. Leistungsstarke Softwarelösungen können heute komplexe Newsletter in kurzer Zeit zusammensetzen, so dass selbst beim Versand von tausenden von Newslettern keine Doppelungen auftreten (müssen).

Versandarten und Rückkopplung

Dabei kann der Versand als reine Text-Version (Plaintext) oder/und auch in (X)HTML (Multipart-Format) erfolgen. Auch das Versenden eines Newsletters als PDF-Dokument im Anhang einer Mail kommt noch gelegentlich vor. In diesem Fall legt der Absender vor allem darauf Wert, dass der versandte Newsletter problemlos gedruckt werden kann. So ist gewährleistet, dass jeder Empfänger, egal in welcher Einstellung, die E-Mail auch lesen kann. Das Öffnen der E-Mails kann registriert werden (View Tracking). Das Registrieren dient statistischen Zwecken. Hieraus können Empfängerverhalten, Anzahl der Öffnungen, Weiterleitungen, etc. ersehen und das erlangte Wissen für weitere Newsletter genutzt werden. Eine Kombination von Newslettern nennt man Kampagne. Newsletter sind ein hervorragendes Werkzeug des Direktmarketings, um schnelle Ergebnisse aus den Bereichen Trendanalysen, Meinungsumfragen, Abstimmungen, Quiz, etc. zu erzielen.

Direkter Nutzen

Durch einen Newsletterbezug vermeidet man das unnötige Aufsuchen von Websites in denen (noch) keine neuen (aktuellen) Nachrichten ergänzt wurden. Einen ähnlichen Service bietet das sogenannte RSS. Siehe auch: Mailingliste

Programme zum Newsletter-Versand

Mittlerweile sind eine ganze Reihe von Programmen auf dem Markt, die eine Verwaltung der Verteilerlisten, ein automatisches An- und Abmelden sowie ein komfortables Erstellen von Newsletters ermöglichen. Problem bei dieser Software ist meist, dass Freeware-Varianten bzw. Versionen für den privaten, nicht-kommerziellen Einsatz häufig Begrenzungen etwa bei der Zahl der Empfänger besitzen.

Ein Newsletter kann auch über gängige Mail-Programme wie etwa Outlook Express oder Mozilla Thunderbird verschickt werden. Dabei wird eine Mail an eine Verteilerliste versand, die über das Adressbuch verwaltet wird. Die Empfänger kommen hierbei in der Regel ins BCC-Feld. Bei einer größeren Adressenbasis ist dies jedoch problematisch, da nicht mehr erreichbare Adressen (Bounces) und Abmeldungen manuell aussortiert werden müssen. Darüber hinaus ist eine Personalisierung der Mail und eine Erfolgsauswertung bei dieser Variante nicht möglich.

Für den professionellen Newsletterversand beauftragen Unternehmen meist spezielle Provider, die dafür entsprechende Software anbieten. Mit dieser lassen sich Verteilerlisten sowie An- und Abmeldungen komfortabel verwalten, Newslettermails gestalten und personalisieren sowie Kampagnen steuern und auswerten. Darüber hinaus sorgt ein solcher Provider durch verschiedene Maßnahmen dafür, dass die versendeten Mails bei den Empfängern ankommen und nicht in Spamfiltern hängen bleiben. In diesem Zusammenhang gewinnt vor allem das sogenannte Whitelisting an Bedeutung. In letzter Zeit werden auch das Greylisting und das Sender Policy Framework (SPF) immer wichtiger.