Digitale Personalakte
Die digitale Personalakte (auch elektronische Personalakte) ist eine Software zur Verwaltung elektronischer Dokumente aus der Personalakte. Dieses speziell für die Personalabteilung von Unternehmen entwickelte Dokumentenmanagementsystem ersetzt durch elektronische Archivierung die traditionelle Papier-Personalakte.
Die digitale Personalakte beinhaltet sowohl eingescannte Dokumente, die unstrukturierte Informationen enthalten, als auch strukturierte Informationen, die aus anderen IT-Systemen gewonnen wurden. Zu den elektronischen Dokumenten zählen Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Zeugnisse, Mitarbeiterbild, Schriftverkehr, Beförderungen, Bescheinigungen etc.
Schnittstellen der Digitalen Personalakte zu verschiedenen Buchhaltungs-, Verwaltungs- und Archivsystemen ermöglichen die Integration in die bestehende Unternehmens-IT. Das meist Web-basierte System erlaubt ausschließlich definierten Benutzern Zugriff zu den besonders vertraulichen Personaldaten, die hoch verschlüsselt und damit hoch sicher übermittelt werden. Alle Bearbeitungsvorgänge in der digitalen Personalakte können über eine Protokollfunktion nachvollzogen werden.
Ein vereinfachtes Handling, der standortunabhängige Zugriff auf die Akten sowie Kosteneinsparungen sind Gründe für die Einführung der digitalen Personalakte in den Personalabteilungen von Unternehmen. Diese Art der Dokumentenablage entspricht den rechtlichen Anforderungen an die Personalaktenaufbewahrung und gilt als revisionssicher.
Literaturhinweise
- Grentzer, M.: Die Einführung einer digitalen Personalakte – Leitfaden für den Praktiker. In: Lohn + Gehalt 1/2005
- Jänicke, U.: Digitale Personalakte: Suchen oder Finden? oder: der Irrsinn des Index’. In: Computer + Personal 3-4/2006
- Geis, I.; Grentzer, M.; Jänicke, U.: Rechtliche Betrachtung eines digitalen Personalakten-Systems. In: Lohn + Gehalt, 2/2003