Aufgabenanalyse

Unter der Aufgabenanalyse versteht man die gedankliche Aufgliederung einer Gesamtaufgabe in analytische Teilaufgaben. Diese Teilaufgaben werden im Zuge der Aufgabensynthese als Vorstufe der Aufbauorganisation wieder zusammengefügt. Dieses Analyse-Synthese-Konzept wurde von Erich Kosiol in seinem Werk „Organisation der Unternehmung“ beschrieben.

Die Aufgabensynthese baut auf der Aufgabenanalyse auf und fasst die festgestellten Aufgaben nach bestimmten Kriterien zusammen (vgl. Stellenbildung), damit sie den Aufgabenträgern (Personen) zur Erfüllung übertragen werden können. Den Übergang von der Aufbau- zur Ablauforganisation stellt die Arbeitsanalyse und Arbeitssynthese dar, die an die Aufgabenanalyse und -synthese anschließt.

Bei der Aufgabenanalyse wird die Gesamtaufgabe anhand Gliederungsmerkmalen schrittweise in die einzelnen Bestandteile zerlegt. Untergrenze der Gliederung bilden die sog. Elementaraufgaben. Kosiol gliedert durch das Verfahren der Induktion von Teilaufgaben die Gesamtaufgabe anhand folgender fünf Dimensionen:

Gliederungskriterium	Beispiel
Verrichtung	einkaufen, herstellen, montieren, lagern, verpacken, verkaufen
Objekt	Fertigprodukte, Rohstoffe, Zwischenprodukte
Phase	planen, durchführen, kontrollieren; Einkaufsplanung, -durchführung, -kontrolle
Rang	anordnen / ausführen
Zweckbeziehung	Zweckaufgaben / unterstützende Aufgaben (wie z.B. Verwaltung)

• Verrichtung: Gliederung nach Tätigkeiten oder Arbeitsarten z. B. Einkauf, Produktion, Verkauf oder – differenzierter – nach Prozessen wie anfragen, bestellen, überwachen etc.

• Objekt: Gliederung nach einem Gegenstand oder einer Person(engruppe), an dem/r sich die geforderte Tätigkeit vollziehen soll. Objekte können sein: Rohstoffe, Erzeugnisse, Personen, Märkte etc.

• Phase: Gliederung in die drei Phasen Planung, Realisation und Kontrolle.

• Rang: Gliederung in Ausführungs- und Entscheidungsaufgaben. Entscheidungsaufgabe ist beispielsweise die Auftragserteilung, Ausführung die Auftragsabwicklung.

• Zweckbeziehung: Gliederung nach Kern- und Supportprozessen (Zweckaufgaben, z.B. Fertigung, Vertrieb oder Verwaltungssaufgaben wie Buchhaltung).

Im Hinblick auf den Feinheitsgrad dieser Tätigkeiten gibt es keine bindenden Normen. Hauptgliederungsmerkmale der Aufgabenanalyse sind „Verrichtung“ und „Objekt“. Zur näheren Konkretisierung dienen die Dimensionen „Rang“, „Phase“ und „Zweckbeziehung“. Die Tiefe der Aufgabenanalyse hängt insbesondere von folgenden Kriterien ab:

• Aufbauorganisatorische Aufgabenstellung
• Komplexität der Aufgaben
• Grad der gewünschten Arbeitsteilung
• Sachmitteleinsatz
• Häufigkeit des Aufgabenanfalls

Das Ergebnis der Aufgabenanalyse ist der Aufgabengliederungsplan in der Dokumentationsform der Baumstruktur. Die Aufgabenanalyse basiert auf folgenden Prämissen: Beschreibbarkeit und Abgrenzung der Unternehmensaufgabe, Planbarkeit der unternehmerischen Tätigkeit, Abstraktion der Aufgabe von der konkreten Person des Stelleninhabers, Widerspruchsfreiheit und Konsistenz der unternehmerischen Sachziele sowie der Anknüpfung der Gliederung an Prozessschritte.

Kritik an diesen Prämissen führte zu neuen Gliederungsvorschlägen für die Aufgabenanalyse, die diese ergänzen, aber nicht ersetzen sollen. Zu diesen neuen Gliederungsmerkmalen zählen Aufgabenvariabilität, Neuartigkeit der Aufgabe, Eindeutigkeit, Aufgabeninterdependenz, Kontrollierbarkeit, Strategische Bedeutung der Aufgabe sowie Komplexität des Handlungszieles.

Beispiele

(Musterbeispiele)

Beobachtende Aufgabenanalyse:

• Line Operations Safety Audit in der Luftfahrt

Aufgabenanalyse in der Produktentwicklung

Am Beispiel der Bewertung von Benutzerfreundlichkeit in der Produktentwicklung dient die Aufgabenanalyse der Feststellung der Nutzungsziele (gewünschte Ergebnisse), die mit einem Produkt in einem Anwendungsbereich erreicht werden sollen, um die Leistung des Produkts aufgabengerecht zu projektieren, und dient der Feststellung, ob Arbeitsaufgaben normgerecht gestaltet sind.

Literatur

• Erich Kosiol: Organisation der Unternehmung. 2. Auflage. Gabler, Wiesbaden 1976, (S. 41 – 79), ISBN 3-409-31052-5

• Erich Kosiol: Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese. In Elemente organisatorischer Gestaltung. Erwin Grochla (Hrsg.), Verlag Rowohlt Hamburg 1978, (S. 66 – 84), ISBN 3-499-21116-5

• Joachim Eigler: Aufgabenanalyse. In Handwörterbuch Unternehmensführung und Organisation. Georg Schreyögg und Axel von Werder (Hrsg.). 4. Auflage. Schäffer-Poesch Verlag, Stuttgart 2004, (S. 54 – 61), ISBN 3-7910-8050-4

• Georg Schreyögg: Organisation, Grundlagen moderner Organisationsgestaltung. 4. Auflage. Gabler, Wiesbaden 2003, (S. 113 – 129), ISBN 3-409-47729-2

• Manfred Schulte-Zurhausen: Organisation. 3. Auflage. Verlag Franz Vahlen GmbH, München 2002, (S.13 – 16, S. 39 – 42), ISBN 3-8006-2825-2