Reisekosten
Als Reisekosten werden im deutschen Steuerrecht Aufwendungen bezeichnet, die bei beruflich oder betrieblich bedingten Reisen anfallen.
„Reise“ ist dabei als gleichzeitige Abwesenheit von Wohnung und von regelmäßiger Arbeitsstätte definiert. Als „beruflich oder betrieblich veranlasst“ wird sie nur angesehen, wenn die private Lebensführung den Zweck der Reise nicht oder nur unwesentlich berührt.
Reisekosten umfassen Fahrtkosten, Übernachtungskosten und sogenannten „Verpflegungsmehraufwand“.
Für Selbständige (Gewerbetreibende und Freiberufler) stellen die Kosten Betriebsausgaben dar, in den anderen Einkunftsarten sind es Werbungskosten.
Begriff und Abgrenzung
Für die steuerliche Berücksichtigung der Reisekosten sind zu unterscheiden:
Die Reisekosten
Die Kosten sind, abgesehen vom Verpflegungsmehraufwand, grundsätzlich nachzuweisen oder glaubhaft zu machen. Normalerweise erfolgt dies über eine Reisekostenabrechnung.
Fahrtkosten
Die Wahl des Verkehrsmittels steht dem Reisenden frei. Bei Benutzung eines Mietwagens oder öffentlicher Verkehrsmittel (Flugzeug, Zug, Nahverkehr, Fähre oder Taxi) sind die Aufwendungen in der nachgewiesenen Höhe abzugsfähig.
Benutzt der Reisende für die Geschäftsreise ein betriebliches Fahrzeug, sind die anteiligen Aufwendungen ohnehin als Teil der Gesamtaufwendungen in den Betriebsausgaben des Arbeitgebers bzw. Unternehmers enthalten.
Verwendet er dagegen einen Privatwagen, so stehen verschiedene Varianten zur Auswahl:
- Abzug der anteiligen tatsächlichen Kosten im Einzelnachweis
- Abzug eines - anhand von tatsächlichen Kosten ermittelten - fahrzeugindividuellen Kilometersatz
- Abzug eines standardisierter Pauschalbetrag pro gefahrenem Kilometer von 0,30 €.
Der Einzelnachweis setzt voraus, dass die Gesamtkosten des Fahrzeugs, die Jahresfahrleistung und die beruflich gefahrenen Kilometer bekannt sind und anhand eines Fahrtenbuchs nachgewiesen werden können. Der Nachweis der tatsächlichen Aufwendungen kann auch dadurch erfolgen, dass sämtliche Aufwendungen (Steuern, Haftpflicht, Kaskoversicherung, Abschreibung, Betriebskosten, Reparaturen und Pflegedienst) in einfachen Aufzeichnungen festgehalten und mit Quittungen belegt werden.
Die Pauschalierung setzt voraus, dass der Umfang der auf einer Dienstreise oder mit einem privaten Fahrzeug auf einer Geschäftsreise zurückgelegten Fahrkilometer festgehalten wird (z. B. in einem Fahrtenbuch oder in der Reisekostenabrechnung).
Der fahrzeugindividuelle Kilometersatz kann aufgrund eines vorangegangenen Einzelnachweises, anhand dessen für einen Zeitraum von 12 Monaten die Kosten je Kilometer ermittelt wurden, auch in den Folgejahren - bis zu einer wesentlichen Änderung der Verhältnisse - angewendet werden.
Der Pauschale Kilometersatz beträgt bei Kraftwagen 0,30 € und bei Motorrädern und Motorrollern 0,13 € für den gefahrenen Kilometer. Für die Mitnahme jedes weiteren Teilnehmers an der Dienstreise erhöht sich der Pauschbetrag um 0,02 € und bei der Mitnahme auf dem eigenen Motorrad oder Motorroller um 0,01 €.
Mit diesen Pauschbeträgen sind sämtliche üblicherweise mit dem Betrieb des Fahrzeugs verbundenen Aufwendungen abgegolten, also insbesondere Kraftfahrzeugsteuern, Versicherungsprämien, übliche Reparaturkosten, Aufwendungen für die Garage und die Zinsen für einen Kredit zur Anschaffung eines Pkw. Nicht abgegolten sind jedoch die Aufwendungen, die ihrer Natur nach außergewöhnlich und nicht vorhersehbar sind. Insbesondere Unfallschäden (auf der beruflichen/ betrieblichen Fahrt ) und Aufwendungen infolge eines Fahrzeugdiebstahls sind abzugsfähig.
Zu den Fahrtkosten zählen neben der Hin- und Rückfahrt auch die Fahrten am Reiseziel und die Aufwendungen für Zwischenheimfahrten bei länger dauernden Geschäfts-(Dienst-)reisen.
Da der Pauschbetrag in Anbetracht ständig steigender Kraftfahrzeugkosten unter den tatsächlichen Aufwendungen liegt, empfiehlt sich der Nachweis der tatsächlichen Kosten in den Fällen, in denen der privaten Pkw nicht nur ganz gelegentlich für Dienstreisen verwendet wird.
Park- und Straßenbenutzungsgebühren sind - als Reisenebenkosten - neben den Fahrtkosten absetzbar.
Die normalen Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz rechnen nicht zu den Fahrtkosten im Sinne von Reisekosten, sondern werden als Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstelle behandelt. Fährt ein Beschäftigter morgens von seiner Wohnung zur Arbeitsstelle und führt anschließend eine Dienstreise durch (besucht z.B. im Auftrag des Arbeitgebers Kunden oder Lieferanten), um nach Erledigung dieser Aufgaben unmittelbar nach Hause zurückzufahren, ist die Gesamtstrecke aufzuteilen: Für die morgendliche Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstelle ist die halbe gesetzliche Entfernungspauschale anzusetzen und die Fahrtstrecke aus Anlass der Dienstreise und die anschließende Fahrtstrecke nach Hause ist nach Reisekostensätzen zu berücksichtigen
Übernachtungskosten
Als Übernachtungsaufwand sind die tatsächlich entstandenen Kosten (Hotel, Herberge, Fremdenzimmer, Appartement und Zweitwohnung) im Inland und auch im Ausland anzuerkennen. Nebenkosten zur Übernachtung ( Garage, Minibar, Fernseher, Telefon) sind keine Übernachtungskosten. Ebenfalls herauszurechnen ist ein Betrag für das Frühstück, wenn die Rechnung nur eine Summe für die Übernachtung mit Frühstück ausweist. Lässt sich der Rechnungsanteil für das Frühstück nicht feststellen, ist der Gesamtbetrag bei einer Übernachtung im Inland um 4,50 EUR und bei einer Übernachtung im Ausland um 20 % des für den betreffenden Staat geltenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwand zu kürzen.
Bei Übernachtungen im Inland können nur tatsächlich nachgewiesene Kosten als Betriebsausgaben oder Werbungskosten angesetzt werden. Die in diesem Zusammenhang oft genannte Pauschale (20,00 Euro) bezieht sich nur auf die weiter unten beschriebene Möglichkeit der steuerfreien Erstattung von Aufwendungen durch den Arbeitgeber.
Für Übernachtungen im Ausland dagegen können ohne Einzelnachweis die länderabhängigen, pauschalen Beträge für Übernachtungsaufwendungen als Betriebsausgaben oder Werbungskosten angesetzt werden (siehe Weblinks).
Verpflegungsmehraufwand
Zur Abgeltung der Mehraufwendungen für Verpflegung sind unter bestimmten Voraussetzungen Beträge für Auswärtstätigkeiten im In- oder Ausland als Werbungskosten steuerlich absetzbar. Weitere Informationen unter Verpflegungsmehraufwand.
Reisenebenkosten
Aus Anlass einer Dienstreise sind die verschiedensten Nebenkosten denkbar: Hotelgarage, berufliche Telefongespräche oder Telefaxübermittlungen, Parkgebühren, Maut, Umbuchungs und Stornokosten bei Flug- und Fährtransporten. Voraussetzung für die Abzugsfähigkeit dieser Kosten ist der belegmäßige Nachweis. Gebühren für Gepäckaufbewahrung, Parkuhren, Trinkgelder und ähnliches können durch Eigenbelege glaubhaft gemacht werden.
Die Reisekostenerstattung
Reisekosten, die einem Arbeitnehmer entstehen (also Werbungskosten darstellen), kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten (§ 3 Nr. 13 bzw. Nr. 16 EStG). Die Reisekosten, die der Arbeitgeber steuerfrei erstattet hat, sind nicht mehr im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung als Werbungskosten abzugsfähig (§ 3 c Abs. 1 EStG).
Fahrtkosten
Als Fahrtkosten sind höchstens die tatsächlich entstandenen Kosten ( mit Flugzeug, Zug und ÖPNV, Fähre oder Taxi) erstattungsfähig. Führt der Arbeitnehmer die Auswärtstätigkeit mit seinem eigenen Fahrzeug durch, kann der Arbeitgeber Fahrtkosten in Höhe der Kilometerpauschalen steuerfrei erstatten (z. B. für einen PKW 0,30 €/km).
Übernachtungskosten
Die Kosten sind in nachgewiesener Höhe erstattungsfähig. Inländische Übernachtungskosten kann der Arbeitgeber auch mit 20 € pro Übernachtung pauschalieren, wenn feststeht, dass der Arbeitnehmer anlässlich einer Dienstreise, einer Fahr- oder Einsatzwechseltätigkeit auswärts übernachtet hat. Übernachtungen in der eigenen Wohnung (z. B. Zweitwohnung), in einem Fahrzeug (z. B. Fernfahrer übernachten im LKW) oder in der vom Arbeitgeber gestellten Unterkunft (z. B. Bauarbeiter übernachtet im Baukontainer des Arbeitgebers) können allerdings keine steuerfrei Pauschalzahlung rechtfertigen. Bei ausländischen Übernachtungen treten an die Stelle der Pauschale die Auslandsübernachtungsgelder.
Verpflegungsmehraufwand
Zur Abgeltung des berufsbedingten Mehraufwandes für Verpflegung können je nach Abwesenheitsdauer die Pauschalen für Auswärtstätigkeiten steuerfrei gezahlt werden. Siehe hierzu: Verpflegungsmehraufwand.
Reisenebenkosten
Schließlich kann der Arbeitgeber auch Reisenebenkosten (z. B. Hotelgarage, Telefonkosten, Parkgebühren, Maut) steuerfrei erstatten.
Siehe auch
Weblinks
Zu beachten ist weiterhin, dass sich die hier besprochenen Richtlinien des öftern ändern und nicht die jeweils aktuelle Version besprochen sein muss.