Beratungsprotokoll (Versicherungsvermittlung)
Im Rahmen der Umsetzung der EU-Versicherungsvermittlerrichtlinie in deutsches Recht befindet sich zurzeit das Neue Versicherungsvermittlerrecht in der Beratung im Bundestag. In diesem Gesetz werden die durch neue Regeln im Versicherungsvertragsgesetz die Beratungspflichten des Versicherungsvermittlers geregelt. Das Gesetz soll nach jetzigem Kenntnisstand Ende 2006 verabschiedet und verkündet werden, so dass es spätestens zum 01. 04. 2007 in Kraft treten wird. Ab diesem Zeitpunkt hat jeder Vermittler, mit Ausnahme der Angestellten von Versicherungen, die Beratungspflichten zu erfüllen.
Weiterhin wird es zukünftig im Rahmen der Umsetzung der MIFID, der EU-Richtlinie zur Regelung der Märkte von Finanzinstrumenten, im Bereich der Anlageberatung zu ähnlichen Beratungspflichten kommen, die ebenfalls die Pflicht zur Dokumentation / Beratungsprotokoll beinhalten. Dieses Gesetz liegt als Referentenentwurf zur Verbandsdiskussion vor. Es soll bis März 2007 verkündet werden und dann November 2007 in Krafttreten.
Mit der anstehenden Reform der Versicherungsvertragsgesetzes wird neben dem Vermittler auch das Versicherungsunternehmen mit einer eigenen Beratungspflicht belegt, die der der Versicherungsvermittler entspricht. Dann müssen auch die angestellten Vermittler einer Versicherung die Beratungspflichten erfüllen.
Da die Regelungen für die Versicherungsvermittler am weitesten fortgeschritten sind, wird im folgenden die Frage der Dokumentation oder des Beratungsprotokolls anhand der Beratungspflichten des Versicherungsvermittlers aufgezeigt.
Der Vermittler hat 4 Pflichten bei der Beratung:
1. Die Befragungspflicht
Der Vermittler hat den Kunden nach seinen Wünschen und Bedürfnissen zu befragen, soweit die Situation oder die Person des Kunden hierzu Anlass bieten. Dies bedeutet für den Vermittler, dass er bei Kunden, die nicht bewandert sind in Fragen von Versicherungen, intensiver Nachfragen muss, um so die Wünsche und Bedürfnisse abzuklären. Unter Wünschen versteht man ein allgemeines Bild von einer zukünftigen Situation, deren eintreten als positiv empfunden wird. Bedürfnisse stellen ein subjektives Mangelempfinden dar, dass Konsumverhalten auslöst.
Es bei der Befragungspflicht also darum, passend zum Anlass der Beratung, die subjektive Welt des Kunden zu erfassen.
2. Die Beratungspflicht
Beratung teilt sich immer in zwei Teile, zum Einen die Analyse der Ist-Situation und zum Anderen die Abgabe einer Empfehlung, wie die passend zur Situation.
Bei der Ist-Situation geht es vor allem um die familiäre, finanzielle, steuerliche und Vermögenssituation. Hinzu kommen die Vorversicherungen. Aus den Wünschen und Bedürfnissen des Kunden und der Situationsanalyse ermittelt der Vermittler den Bedarf, die objektive Feststellung der nötigen Versicherungsverträge.
Dieser Bedarf ist Basis für die Empfehlung des Vermittlers, oder den Rat, den er erteilt.
3. Die Begründungspflicht
Der Vermittler muss seinen Rat begründen. Dies vor allem im Hinblick auf die Wünsche und Bedürfnisse des Kunden und die gegebene Situation. Kann die vorliegende Situation nicht vollständig gelöst werden, weil beispielsweise die Geldmittel nicht ausreichen oder passender Versicherungsschutz nicht zu beschaffen ist, so sollte auch dies bei der Begründung des Rates vermerkt werden.
4. Die Dokumentationspflicht / Beratungsprotokoll
Die Inhalte der Beratung, also die Erfüllung der Pflichten 1. - 3., sind in einem Protokoll festzuhalten. Dies muss nicht wörtlich geschehen, die wesentlichen Inhalte reichen. Wichtig ist es, die Entscheidung des Kunden festzuhalten, vor allem, wenn dieser von dem erteilten Rat abweicht. Gut ist auch eine Unterschrift. Das Gesetz schreibt diese nicht vor. Das Dokument ist auch ohne diese Unterschrift beweiskräftig.
Im Gegensatz zu Österreich gibt es in Deutschland kein Einheitsprotokoll. Jeder Vermittler ist gehalten sein Protokoll zu erstellen. Dies betrifft vor allem Versicherungsmakler und Mehrfachagenten. Das Protokoll ist eine reine Pflicht des Vermittlers. Der Versicherer hat keinen Anspruch darauf. Wenn das Protokoll an den Versicherer weitergeleitet werden soll, um beispielsweise bei der Risikobeurteilung genutzt zu werden, so sollte eine Datenschutzerklärung mit dem Kunden vereinbart werden, um die Weiterleitung zu ermöglichen.
Da Mehrfachagenten Erfüllungsgehilfen und Verrichtungsgehilfen des Versicherers sind, kann der Versicherer die Einhaltung der Beratungspflichten zumindest stichprobenartig überprüfen.
Wichtig ist für den Vermittler, dass das Protokoll zu ihm als Verkäufer und zu Prozessen in seinem Büro passt. Für die Archivierung bieten sich elektronische Archivierungsmöglichkeiten an, die heute teilweise in entsprechender Agentursoftware bereits angeboten werden. Dem Protokoll können durchaus Anlagen beigefügt werden, die dann Bestandteil des Protokolls werden. Dies können DV-gestützte Analysen oder Berechnungen aus anderen Programmen oder der Angebotssoftware des Versicherers sein. Die Anlagen sollten allerdings ausdrücklich aufgeführt werden.
Der Kunde kann auf die Beratung und das Beratungsprotokoll verzichten. Hierzu ist jedoch eine Verzichtserklärung erforderlich, die den Kunden ausdrücklich darauf hinweist, dass er so seine Ansprüche auf Schadenersatz verlieren kann. Diese Verzichtserklärung sollte nach früheren Gesetzentwürfen immer auf einem gesonderten Dokument abgegeben werden, sie durfte also nicht Bestandteil des Protokolls oder gar des Antrags sein. Der jetzt vorliegende Gesetzesentwurf, der in den Bundestag kam, kennt diese Regelung des gesonderten Dokuments nicht mehr, diese ist lediglich noch in der Begründung zum Gesetz enthalten. Eine Reihe von Versicherern haben bereits Anträge konzipiert, die eine Verzichtserklärung beinhalten. Nach einhelliger Auffassung von Fachleuten werden diese integrierten Verzichtserklärungen wohl keinen Bestand haben. Die ständige Rechtsprechung der Gerichte ist heute schon bei derartigen Ertklärungen sehr restriktiv.
Zurzeit gibt es im wesentlichen zwei unterschiedliche Protkolle, die den Vermittlern als Vorlage dienen können. Zm einen hat der Arbeitskreis Vermittlerprotokolle eine Dokumentation für Makler entwickelt. Dieser Arbeitskreis wurde von Berufsverbänden und Servicegesellschaften ins Leben gerufen und von Versicherern unterstützt. Zum Anderen bietet mindtrace-gedankenspur ein Protokoll für Mehrfachagenten kostenlos an, das von Versicherern und Vermittlern entwickelt wurde.
