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Getting Things Done

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Getting Things Done (kurz GTD) ist eine Selbstmanagement-Methode von David Allen.

GTD basiert auf dem Prinzip, dass eine Person ihre anstehenden Tätigkeiten notiert und somit nicht weiterhin daran denken muss. Diese Elemente werden in ein System eingepflegt. Das System liefert kontextbezogene Aufgabenlisten für den Alltag. Die Person soll sich somit auf die Erledigung ihrer Aufgaben konzentrieren können, ohne befürchten zu müssen, etwas zu vergessen. Diese Selbstmanagement-Methode soll auf diese Weise effizientes und belastungsfreies Arbeiten zu ermöglichen.

Überblick

Die GTD-Grundsätze:

1. Sammle alle Dinge, die erledigt werden müssen, in einem logischen und vertrauenswürdigen System, außerhalb deines Kopfes.

2. Entscheide diszipliniert über jeglichen Input, den du in dein Leben lässt, damit du immer weist, was der nächste Schritt ist.

Bei GTD erfolgt eine Trennung von Terminen und Aufgaben. Termine werden in einem Kalender festgehalten und Aufgaben systematisch auf "Kontextlisten" geschleust. Der Kalender und die Kontextlisten sind die Hilfsmittel zur Bewältigung des Alltags. Die Bezeichnungen der einzelnen Kontextlisten legt jeder individuell fest. David Allen empfiehlt, sie nach den zur Erledigung der Tätigkeiten notwendigen Ressourcen zu benennen: Geeignete Namen der Kontextlisten sind beispielsweise „Telefon“, „Internet“ oder „Auto“. Bei einer wöchentlichen Durchsicht werden die Kontextlisten überprüft und auf den neuesten Stand gebracht.

Die Einführung von GTD beginnt mit einem mehrtägigen Zusammentragen aller „losen Enden". Unter „losen Enden" versteht David Allen alle Tätigkeiten, Ziele, Projekte, Verpflichtungen, welche im Umfeld oder im Kopf der jeweiligen Person noch unerledigt sind. Alle sogenannten „losen Enden" werden erfasst, im Eingang gesammelt und in das System eingebunden.

Alle Elemente des Eingangs, deren Bewältigung aus mehr als einer Tätigkeit besteht, werden als Projekt bezeichnet. Ein Projekt kann also aus zwei, aber auch aus hundert Tätigkeiten bestehen. Zwei Beispiele für ein Projekt im Sinne von GTD wären zum einen „Terminvereinbarung mit Frank in der Bar XYZ" oder zum anderen „Diplomarbeit". Das nicht so umfassende Projekt „Terminvereinbarung mit Frank in der Bar XYZ“ besteht aus mindestens 2 Tätigkeiten, nämlich „Frank anrufen“ und „Tischreservierung für 2 Personen in der Bar XYZ“.

Für jedes Projekt muss immer der jeweils nächste machbare Schritt formuliert werden und auf einer der Kontextlisten erscheinen. Dies garantiert, dass kein unbemerkter Stillstand für ein Projekt im System entsteht. Die Tätigkeit „Frank anrufen“ stellt den „nächsten Schritt“ des Projektes „Terminvereinbarung mit Frank in der XYZ“ dar und würde im obigen Beispiel der Kontextliste „Telefon“ zugeordnet.

Bei der Bewältigung der Tätigkeiten sollte die „2-Minuten-Regel“ berücksichtigt werden: „Dauert eine Tätigkeit weniger als 2 Minuten sollte sie umgehend erledigt werden“.

Projekte, bei denen erst in Zukunft eine Tätigkeit möglich sein wird, werden als „Vielleicht/Irgendwann“ kategorisiert.

Die Pflege des Systems erfolgt mittels einer wöchentlichen Durchsicht. Hier werden die Termine des Kalenders geprüft, Erinnerungen in den Kalender geschrieben, der Fortschritt der Projekte begutachtet und neue notwendige Tätigkeiten ins System eingespeist.

Das GTD-System wird durch Listen (nicht zu verwechseln mit den Kontextlisten) ergänzt. Hier kann beispielsweise eine Liste mit langfristigen Zielen erstellt werden. Bei der Wochendurchsicht wird geprüft, ob alle hinzugekommenen Projekte mit den eigenen langfristigen Zielen im Einklang stehen. Es wäre auch eine Liste mit routinemäßigen Tätigkeiten denkbar, wie zum Beispiel „Büropost zum Sammelkorb bringen“ oder „Eintrag ins Fahrtenbuch schreiben“.

GTD stellt den Anspruch den gesamten Alltag einer Person zu erfassen.

Prinzipien

GTD-Arbeitsablauf

Erfassen

Trage alles zusammen und lege es in den „Eingang“ (ähnlich wie ein Posteingang, meist in Form eines Korbes). Die Befüllung des Eingangs dauert beim ersten Mal mehrere Tage. Später wird der Korb fortlaufend gefüllt und jeweils bei der Wochendurchsicht geleert. Es kann mehrere Eingangskörbe geben. Die Anzahl sollte so niedrig wie möglich gehalten werden.

Durcharbeiten

Hier werden die Elemente des Eingangs durch das System geschleust. Beim Durcharbeiten muss man sich unter anderem folgende Fragen stellen, welche zur korrekten Positionierung der Elemente im System führen:

  • Worum handelt es sich?
  • Kann jetzt etwas unternommen werden?
  • Was ist der nächste Schritt?
  • Wie lange dauert diese Tätigkeit?
  • Erledige ich die Tätigkeit selbst?

Beim Durcharbeiten gibt es folgende Richtlinien:

  • Fang oben im Eingangskorb an
  • Schleuse immer nur ein Element durchs System
  • Lege ein Element nie in den Eingangskorb zurück

falls eine Handlung möglich ist, führe sie durch, wenn sie weniger als 2 Minuten in Anspruch nimmt

  • delegiere sie
  • verschiebe sie als „nächsten Schritt“ auf eine der Kontextlisten

falls keine Handlung möglich ist,

  • archiviere es als Referenzmaterial
  • wirf es in den Müll
  • kennzeichne es als „Vielleicht/irgendwann“

Organisieren

David Allen gibt verschiedene Kategorien für die Zwischenlagerung der Elemente des Eingangs nach dem Durcharbeiten vor:

  • Nächste Schritte:

Diese Elemente werden zu den Kontextlisten transportiert.

  • Projekte:

Ein Element des Eingangs, welches zur Vollendung mehr als eine Tätigkeit erfordert. Formuliere für jedes Projekt immer einen „nächsten Schritt“, eine „Erinnerung“ im Kalender, oder ein „Warten auf“, damit ein Projekt nicht unbemerkt im System existieren kann.

  • Warten auf:

Tätigkeiten, die an jemanden delegiert wurden.

  • Vielleicht/irgendwann:

Tätigkeiten oder Projekte, die in Zukunft gegebenenfalls umgesetzt werden. Beim Wochenrückblick werden diese bei Bedarf in aktuelle Projekte verwandelt oder verworfen.

  • Terminkalender:

Hier stehen alle Daten, die mit einem bestimmten Zeitpunkt verknüpft sind.

  • Referenzmaterial:

Diese Kategorie beinhaltet das Begleitmaterial für GTD und kann individuell gestaltet werden. Das Referenzmaterial kann gleichzeitig als Archiv dienen oder nur Begleitmaterial zu aktuellen Projekten beinhalten. Bei der materiellen Umsetzung dieser Kategorie gibt es ebenfalls mehrere Möglichkeiten, wie zum Beispiel Hängeregister, Rollschränke, Karteikästen oder Wiedervorlagemappen. Wie man diese Kategorie auch realisiert, es muss Spaß machen Dinge dort abzulegen oder zu entnehmen und somit ist es jeden selbst überlassen, welche Möglichkeit man in Betracht zieht.

Durchsicht/Kontrolle

Ein Blick auf die Kontextlisten und in den Terminkalender erfolgt mindestens einmal täglich. Einmal in der Woche erfolgt die Wochendurchsicht. Es werden die Termine geprüft, die erfolgreich abgeschlossenen Tätigkeiten aus dem System genommen, mindestens ein nächster Schritt für jedes aktuelle Projekt festgelegt, der Eingangskorb ins System eingepflegt und neue Ziele und Projekte definiert und ebenfalls eingespeist.

Erledigen

Erledigung der nächsten Schritte, die auf der passenden Kontextliste aufgeführt sind. Die Sinnhaftigkeit des Systems kann man erkennen, wenn der Großteil der Zeit damit verbracht werden kann.

Techniken und Werkzeuge

Datei:Screenshot gtd-php contexts.jpg
Kontextmatrix mit gtd-php

Für die Umsetzung des Systems stehen vielfältige Möglichkeiten mit Computerunterstützung zur Verfügung. Es gibt unter anderem Umsetzungen mit Excel, Firefox in Kombination mit Googlemail, aber auch eigens für GTD entwickelte Programme wie GTD-php.

Die Umsetzung ohne digitale Unterstützung funktioniert ebenfalls problemlos. Im englischsprachigen Raum sind besonders beliebte Materialien zur Umsetzung von GTD, das Moleskine-Notizbuch, der Hipster_PDA und der Karteikasten „43folders“.

Softwarelösungen bieten den Vorteil, dass man einem "nächsten Schritt" mit geringem Mehraufwand mehrere Kontexte zuordnen kann. So besteht die Möglichkeite nicht aus einer Liste, sondern aus einer Matrix, bzw. Anordnung, die passendste Tätigkeit zu wählen.

Daraus folgt, dass eine Liste der Tätigkeiten angezeigt werden kann, welche als Ressource beispielsweise „Internet“ benötigt und gleichzeitig dem Kontext „kurz“ zugeordnet wurde.

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