Benutzer:Jonas Sydow (WMDE)/FörderbarometerJunAug

1. Juni – 31. August 2017

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• 160 Einladungen zur Befragung per Mail wurden versandt, darunter
  • 90 Einladungen in Bezug auf Projektunterstützung
  • 70 Einladungen in Bezug auf einzelne Serviceleistungen
• 68 Feedbacks sind insgesamt eingegangen, darunter
  • 28 Feedbacks für Projektunterstützung → 31% Rücklauf
  • 40 Feedbacks für einzelne Serviceleistungen → 57% Rücklauf

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1. September – 30. November 2017

• 370 Einladungen zur Befragung per Mail wurden versandt, darunter
  • 200 Einladungen in Bezug auf Projektunterstützung
  • 170 Einladungen in Bezug auf einzelne Serviceleistungen
• 104 Feedbacks sind insgesamt eingegangen, darunter
  • 36 Feedbacks für Projektunterstützung → 28% Rücklauf
  • 68 Feedbacks für einzelne Serviceleistungen → 40% Rücklauf

Gesamtbewertung Projektunterstützung

Feedback-Aspekt	Zeitraum 1 (März – Mai 2017)	Zeitraum 2 (Juni – August 2017)	Veränderung der Bewertung im Zeitraum 3 gegenüber Zeitraum 2	Gesamt (seit März 2017 fortlaufend)	Erläuterungen
Gesamtzufriedenheit („wie zufrieden insgesamt“)	n=51	n=27		n=78	Alle Werte sind Mittelwerte bzw. Differenzen von Mittelwerten. Skala: 0 [sehr unzufrieden] bis 10 [sehr zufrieden]
	9,57	9,44	-0,13	9,53
Nutzen der Förderung („wie hilfreich für dein Projekt?“)	n=49	n=26		n=75	Alle Werte sind Mittelwerte bzw. Differenzen von Mittelwerten. Skala: 0 [überhaupt nicht hilfreich] bis 10 [sehr hilfreich]
	9,61	9,38	-0,23	9,53
Weiteres Involvement („auch in Zukunft in Anspruch nehmen?“)	n=49	n=26		n=75	Alle Werte sind Mittelwerte bzw. Differenzen von Mittelwerten. Skala: 0 [sehr unwahrscheinlich] bis 10 [sehr wahrscheinlich]
	9,82	9,35	-0,47	9,66
Zufriedenheit Redaktionsbestätigung, Akkreditierung oder Ehrenamtsbescheinigung	<10 Feedbacks	<10 Feedbacks		<10 Feedbacks	Alle Werte sind Mittelwerte bzw. Differenzen von Mittelwerten. Skala: 0 [sehr unzufrieden] bis 10 [sehr zufrieden].
Zufriedenheit Reisekostenerstattung	n=23	n=16		n=39	Alle Werte sind Mittelwerte bzw. Differenzen von Mittelwerten. Skala: 0 [sehr unzufrieden] bis 10 [sehr zufrieden]
	9,35	9,69	+0,34	9,49
Zufriedenheit Technik- oder Materialverleih durch WMDE	n=10	n=10		n=20	Alle Werte sind Mittelwerte bzw. Differenzen von Mittelwerten. Skala: 0 [sehr unzufrieden] bis 10 [sehr zufrieden]
	9,10	7,30	-1,80	8,20
Zufriedenheit Vergabe von Infomaterial und Giveaways	n=14	n=11		n=25	Alle Werte sind Mittelwerte bzw. Differenzen von Mittelwerten. Skala: 0 [sehr unzufrieden] bis 10 [sehr zufrieden]
	9,07	8,45	-0,62	8,80

Alle Skalen sind 11er Skalen von 0 bis 10.

Gesamtbewertung einzelne Serviceprogramme

Feedback-Aspekt	Zeitraum 1 (März - Mai 2017)	Zeitraum 2 (Juni – August 2017)	Veränderung	Gesamt (seit März 2017 fortlaufend)	Erläuterungen
Gesamtzufriedenheit („wie zufrieden insgesamt“)	n=75	n=39		n=114	Alle Werte sind Mittelwerte bzw. Differenzen von Mittelwerten. Skala: 0 [sehr unzufrieden] bis 10 [sehr zufrieden]
	9,31	9,05	-0,26	9,22
Nutzen der Förderung („wie hilfreich für dein Projekt?“)	n=70	n=35		n=105	Alle Werte sind Mittelwerte bzw. Differenzen von Mittelwerten. Skala: 0 [überhaupt nicht hilfreich] bis 10 [sehr hilfreich]
	9,41	9,14	-0,27	9,32

Alle Skalen sind 11er Skalen von 0 bis 10.

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Offenes Feedback (aus den Fragen Q3 bzw. Q4)

1. März – 31. Mai 2017

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Neben einigen konkreten Kritikpunkten und mehreren konstruktiven Verbesserungsvorschlägen, wurde im Allgemeinen bei der Projektunterstützung insbesondere positiv hervorgehoben, dass Förderanfragen meist schnell, routiniert und freundlich bearbeitet werden. Auch die angebotene Beratung, eine klare Kommunikation darüber, was im Rahmen der Förderung geleistet werden kann und die Möglichkeit zur formlosen Beantragung kleinerer Projekte wurden lobend erwähnt.

Ähnlich fiel auch die Reaktion auf einzelne Serviceleistungen aus: eine schnelle Kommunikation und ein unbürokratischer und professioneller Ablauf wurden dabei insbesondere aufgeführt. Speziell die Übernahme von Buchungen für Freiwillige wurde wiederholt als besonders entgegenkommende Maßnahme genannt.

Wir freuen uns sehr über die vielen positiven Rückmeldungen und die netten Worte. Natürlich werden wir uns auch in der Zukunft um eine möglichst schnelle und formfreie Bearbeitung von Förderanfragen bemühen.

Folgende konkrete Wünsche und Anmerkungen wurden im Rahmen der Befragung an das Team Ideenförderung herangetragen, auf die wir gerne im Einzelnen eingehen und uns, soweit möglich, um eine Lösung bemühen:

Offenes Feedback zur Projektunterstützung

• Bei Erstattungsanträgen kann es vorkommen, dass mehrere darauf aufgeführte Posten einzeln überwiesen werden, was die Überprüfung des Endbetrags erschwert.

  Leider können wir aus buchhalterischen Gründen keine Einzelposten in einer Überweisung erfassen. Wir möchten aber eine Liste mit Empfehlungen erstellen, nach denen Kostenerstattungen so einfach und unkompliziert wie möglich beantragt werden können.

• Das Schreiben des Förderantrags wurde als zu kompliziert bemängelt.

  Kleinere Förderanfragen können formfrei per E-Mail an community@wikimedia.de gestellt werden. Für größere Projekte mit voraussichtlichen Kosten in Höhe von 500 Euro oder mehr, muss aus Transparenzgründen ein Projektplan angelegt werden. Im Projektplan sind bereits Hilfestellungen angegeben, um das Ausfüllen möglichst einfach zu gestalten. Das geht aber noch nutzerfreundlicher. Deshalb arbeiten wir unter anderem nach wie vor an dem neuen Ideenportal, das einem deutlich vereinfachten Prozess folgt. Außerdem ist eine neue Fassung der Projektplanung in Arbeit. Bei Einzelfragen zur Projektbeantragung bieten wir gerne Unterstützung und Hilfe an.

• Nachdem ein Förderantrag gestellt wurde, weiß man nicht wie es weiter geht.

  Nachdem ein Förderantrag erstellt worden ist, benötigen wir einen Hinweis darauf per E-Mail an community@wikimedia.de. Auf diese E-Mail antworten wir in der Regel schnellstmöglich. Wir haben dies zum Anlass genommen, im Projektplan nochmal deutlicher darauf hinzuweisen, dass Projektpläne immer erst mit dem Mailversand als offiziell eingereicht gelten.

• Es wurde gebeten weniger automatisierte Umfragen zu versendet.

  Insbesondere bei regelmäßig stattfindenden Projekten, wie wöchentlichen oder monatlichen Community-Treffen, erhalten die Organisierenden in der Regel nach jeder Veranstaltung einen Link zur Befragung. Dies hilft uns sehr bei der Auswertung unserer Arbeit. Die Beantwortung der Umfrage ist allerdings freiwillig. Wer diese gerne seltener erhalten möchte, kann uns gerne darauf hinweisen. Wir können dann das automatische Befragungsintervall entsprechend reduzieren.

• Bei der Förderung verschiedener Projekte ist es unklar, auf welches geförderte Projekt sich die einzelnen Förderbarometer-Befragungen beziehen.

  Bei Umfragen zu geförderten Projekten, wurde in den Anschreiben auch in der Vergangenheit bereits genannt, auf welches Projekt sie sich jeweils beziehen. Zukünftig wird dies bei Umfragen zu Serviceleistungen ebenfalls der Fall sein.

• Ein neuer Spickzettel und neue bzw. aktuellere Broschüren sind gewünscht.

  Zwischenzeitlich haben wir vier neue Wikipedia-Spickzettel mit verschiedenen Themen herausgegeben. Diese können hier als pdf heruntergeladen werden und mit einer E-Mail an community@wikimedia.de als Printversion bestellt werden. Außerdem haben wir eine neue Broschüre über Wikimedia Commons veröffentlicht und sind gerade dabei eine neue Wikipedia-Broschüre fertigzustellen. Broschüren über weitere Wikimedia-Projekte wie Wikivoyage werden folgen. Diese werden jeweils in niedrigerer Stückzahl gedruckt, um häufiger aktualisierte Nachdrucke in Auftrag geben zu können und werden ebenfalls alle als pdf zur Verfügung stehen und als Printversion über die oben genannte E-Mail-Adresse erhältlich sein.

• Es wurde mehrfach eine persönliche Beratung (insbesondere auch für Menschen, die erstmals eine Projektförderung beantragen) gewünscht.

  Eine persönliche Beratung bieten wir immer gerne an. Dies wurde nun auch auf der Projektplanungsseite noch deutlicher hervorgehoben.

• Es besteht der Wunsch einen Hinweis zu erhalten, sobald ein Erstattungsformular bei uns eingegangen bzw. bearbeitet ist und die Zahlung angewiesen wurde.

  Hierfür wäre eine technische Lösung erforderlich, wie wir sie momentan leider nicht besitzen. Aufgrund der hohen Anzahl von Anträgen, die täglich bei uns eingehen, können wir den Versand individueller Einzelbenachrichtigungen derzeit leider nicht leisten. Grundsätzlich sollten Erstattungen allerdings innerhalb von zwei Wochen auf dem Konto der begünstigten Person eingehen. Ist dies nicht der Fall, sollte eine entsprechende Nachfrage an uns gesendet werden. Diesen Hinweis werden wir ebenfalls in die oben erwähnte Liste der Empfehlungen bei Erstattungsanträgen mit aufnehmen.

• Bei größeren Beträgen wurde die Vergabe finanzieller Vorschüsse gewünscht.

  Die Vergabe von Vorschüssen ist unter bestimmten Vorgaben möglich, sollte allerdings in den meisten Fällen nicht notwendig sein, da Rechnungen direkt von Wikimedia Deutschland übernommen werden können (auch beispielsweise bei Restaurant-Besuchen). Dieser Hinweis wird ebenfalls in die Empfehlungsliste für Erstattungsanträge aufgenommen.

• Es sind Hilfe und Tipps zur Dokumentation von Projekten erwünscht.

  Auf dem Community-Workshop im April wurde dieses Thema bereits diskutiert. In den nächsten Monaten werden wir einen Vorschlag für unterstützende Leitlinien dazu erstellen. Bei Einzelfragen helfen wir natürlich auch jetzt schon gerne.

Offenes Feedback zu einzelnen Service-Leistungen

• Die Auflistung bearbeiteter eLitstip-Artikel wurde als zu aufwändig kritisiert (insbesondere bei kleineren Bearbeitungen).

  Eine Dokumentation der Nutzung von Literaturstipendien und eLitsitps ist wichtig um den Nutzen unserer Förderung darlegen zu können. Bei mehreren kleineren Bearbeitungen ist allerdings eine Zusammenfassung ausreichend (z.B. „kleine Ergänzungen in 10 Artikeln“). Diese müssen nicht einzeln aufgeführt werden.

• Für Freiberufler ist es wichtig, dass bei Überweisungen der Betreff „Erstattung“ mit aufgeführt wird.

  Wer diese Angabe bei der Überweisung benötigt, kann uns dies einmalig mitteilen. Wir berücksichtigen es dann bei zukünftigen Überweisungen.

• Ab und zu kommen Fehler vor, wie doppelte Hotelbuchungen oder das Übersehen von Details der Anfrage.

  Ja, manchmal kommen leider Fehler vor. Wir bitten dies zu entschuldigen und bemühen uns natürlich darum, dass dies so selten wie möglich geschieht.

• Es wurde eine Erhöhung des Kontingents der Wikimania-Stipendien gewünscht.

  Leider konnten tatsächlich nicht alle Interessierten ein Stipendium zur Wikimania bekommen, obwohl bereits Geld aus anderen Aktivitätsfeldern in das Wikimania-Budget verschoben worden ist. Wikimedia Deutschland ermöglicht im Vergleich zu anderen Chaptern bereits vielen Freiwilligen die Teilnahme. Dabei sind wir international auch für eine Ausgewogenheit der Teilnehmenden aus den jeweiligen Ländern mitverantwortlich. Bei den Beratungen für die Planung des Jahres 2018 werden wir diesen Wunsch dennoch mit einfließen lassen.

• Informationsseiten (Anmerkung: vermutlich war die Jahresplanungstour gemeint) zur lokalen Community sollten frühzeitiger vorgeschlagen werden.

  Erste Termine für die Treffen zur Besprechung der Planung 2018 sind bereits auf den Seiten der Wikipedia-Büros angekündigt. Wir werden auch in Zukunft versuchen dies frühzeitig zu tun.

• Möglicherweise sind die Unterstützungsangebote von WMDE noch nicht ausreichend bekannt.

  Dem stimmen wir zu und freuen uns über Vorschläge darüber, wie wir unsere Unterstützungsangebote bekannter machen können. Bei Bedarf bieten wir gerne auch eine Ideenwerkstatt an, an der sich alle Interessierten beteiligen können.

• Das Prozedere für IFG-Anfragen könnte besser erklärt werden.

  Wir haben die Beschreibung gegengelesen und auf Unklarheiten überprüft. In Kürze werden entsprechende Änderungen vorgenommen. Konkrete Hinweise zu möglichen weiteren Unklarheiten nehmen wir gerne entgegen.

• Die Kostenerstattung und der Einreichungsprozess (per Post) wurden mehrfach als umständlich bewertet.

  Alle zu erstattenden Belege werden aus finanzrechtlichen Gründen im Original benötigt. Sofern eine Rechnung nur in elektronischer Form vorliegt, gilt diese als Original und kann per E-Mail versendet werden. Das unterschriebene Erstattungsformular kann mittlerweile auch eingescannt und uns per E-Mail zugeschickt werden. Hier ist nicht mehr das Original erforderlich. Online-Tickets können jetzt mit einem entsprechenden Hinweis auch als pdf-Datei per E-Mail eingereicht werden. Diesen Hinweis werden wir ebenfalls in die oben erwähnte Liste der Empfehlungen bei Erstattungsanträgen mit aufnehmen.

• Verschiedene Leute antworten auf Mails

  Dies ist leider unumgänglich, damit Anfragen schnell und auch bei Abwesenheiten einzelner Mitarbeitender bearbeitet werden können.

Ausgewählte Kommentare

• „Besonders gut hat bisher immer das Literaturstipendium funktioniert“
• „Immer sehr prompte und hilfsbereite Reaktion“
• „Hat alles sehr gut geklappt mit der Erstattung der Reisekosten.“
• „Sehr zügige und kompetente Unterstützung. Danke dafür.“
• „Angenehme und problemfreie Kommunikation. Alles gut.“
• „guter Service, freundliche Mitarbeiter“
• „unbürokratisch, schnell“
• „Möglicherweise sind die Unterstützungsangebote von WMDE noch nicht ausreichend bekannt. Ich erlebe immer wieder Menschen, die zurückhaltend sind, einen Förderantrag zu stellen“
• „Eine einfache Mail hat gereicht Visitenkarten und email-Adresse zu bekommen.“
• „Antworten der Wikimedia kamen jeweils innerhalb 24 Stunden und gleichzeitig wurde Rücksicht genommen, dass wir als Veranstalter in unserer Freizeit mitunter etwas mehr Zeit zum Antworten benötigen. Danke dafür! Ich sehe derzeit keinen Verbesserungsbedarf.“
• „Etwas mehr Beratung wäre hilfreich - besonders, was WMDE anbieten und tun kann.“
• „Superschnelle Kommunikation und Abwicklung. Danke!“

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1. Juni – 31. August 2017

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Auch im zweiten Erhebungszeitraum wurde vor allem die schnelle Bearbeitung von Förderanliegen hervorgehoben. Auch der freundliche Umgang, unbürokratische Vorgänge und eine insgesamt positive Kommunikation wurden lobend erwähnt. Kritik und Verbesserungsvorschläge erreichten uns vor allem bezüglich des Technikpools.

Auf folgendes Feedback, dass uns in den letzten drei Monaten erreicht haben, möchten wir nun eingehen.

Offenes Feedback zur Projektunterstützung

• Ich wünsche mir eine Verbesserung bei den Leihgeräten. Die Community-Laptops laufen mit Linux und sind nicht mit Windows-Anlagen kompatibel.

  Wikimedia Deutschland setzt sich für Freies Wissen ein. Das Team Ideenförderung und Mitarbeitende der Geschäftsstelle setzen dabei auch auf freie Software wie z.B. Ubuntu. Mit genügend Vorlauf in der Organisation können technische Probleme umgangen werden.

• In unserem Projekt konnte die geliehene Technik nicht bedient werden, da der zuständige Freiwillige ausfiel. Für unser Vorhaben sinnvolle Technik blieb in einem anderen Projekt ungenutzt.

  Im Moment arbeiten wir wir an einer neuen Strategie für den Technikpool, um den Technikeinsatz noch effizienter zu gestalten. Gegen höhere Gewalt hilft aber auch leider die beste Planung nichts.

Offenes Feedback zu einzelnen Service-Leistungen

• In manchen Fällen scheint das Ticketsystem nicht zu funktionieren. Einige Emails wurden erst nach längerer Zeit oder zu spät beantwortet.

  Bei dem Versenden von Emails an community@wikimedia.de im BCC kann es zu Fehlern kommen, die verhindern, dass uns diese Emails erreichen.

• Die Regelungen und das Formular zum Verpflegungsmehraufwand sind sehr kompliziert

  Uns ist dieses Problem bekannt. Es wird an einer neuen Version der Seite zum Verpflegungsmehraufwand gearbeitet.

• Für Neulinge ist leider nicht ganz klar, wie das Erstattungsformular auszufüllen ist

  Bei diesen Fragen kann sich jederzeit an das Team Ideenförderung gewandt werden (z.B. unter community@wikimedia.de)

• Warum müssen die originalen Bahntickets (und keine Kopien) zur Erstattung eingereicht werden?

  Die Originale werden zur Abrechnung benötigt, um vorzubeugen, dass diese Tickets an verschiedenen Stellen abgerechnet werden könnten. Umfangreicher werden wir dieses Thema in einem Dokument mit den wichtigsten Fragen und Antworten demnächst behandeln.

• Es dauerte ein paar Tage, bis eine Rückmeldung kam.

  Wir benötigen in der Bearbeitung der meisten Anliegen genügend Vorlauf (siehe Projektplanung).

Ausgewählte Kommentare

• „Betreuung hat gut funktioniert“
• „Hilfestellung, Information und Durchführung haben einwandfrei funktioniert“
• „Problemloser Ablauf, gute Kommunikation“
• „Gut vorbereitet von WMDE“
• „Erstattung erfolgte bisher stets zeitnah und problemlos“
• „überwiegend nur eine Kontaktperson, gute Erreichbarkeit des Büros, umfassende Beratung im Vorfeld, Hilfe beim Förderantrag“
• „Alles lief unkompliziert, reibungslos und schnell“

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1. September – 30. November 2017