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Archivar

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Archivar bei der Arbeit im Archiv

Der Archivar übernimmt, bewertet, erschließt und sichert Schriftgut, das von öffentlichen oder privaten Verwaltungen zur langfristigen Aufbewahrung abgegeben wird. Ein Archivar kann auch der Kurator eines wissenschaftlichen oder künstlerischen Nachlasses einer Person sowie von Handschriften- und Fotosammlungen sein.

Aufgaben des Archivars

Vor der Übernahme des Archivgutes berät er die ablieferungspflichtigen Behörden, Dienststellen aber auch Firmen und private Abgeber (Registraturbildner) bei der Schriftgutverwaltung. Er bewertet das archivreife Schriftgut nach archivwissenschaftlichen Kriterien (Feststellung der Archivwürdigkeit). Mit der Übernahme des archivwürdigen Schriftguts wird aus dem Registraturgut Archivgut – damit geht auch eine Änderung des Rechtsbereichs einher. Nach der Übernahme des archivwürdigen Schriftgutes sowie anderer aufzubewahrender Dokumente (u. a. Pläne, Fotoaufnahmen, Filme) findet eine inhaltliche Erschließung des Archivgutes statt (Titelbildung, Enthält-Vermerke). Die Verzeichnung der relevanten Inhalte der Akten, erfolgt heute überwiegend mit speziellen EDV-Programmen. Mit der Erschließung entstehen Findhilfsmittel (Findbücher, umfangreiche Datenbanken, früher Karteien), die eine gezielte Recherche nach bestimmten Informationen und Themen vereinfachen.

Kernaufgaben eines Archivs sind demnach in zeitlicher Abfolge:

  1. Übernahme archivreifen Schriftgutes (auch digitale Überlieferungen)
  2. Bewertung
  3. Erschließung der Informationen (Einordnung und Verzeichnung der Metadaten zum archivierenden Objekt)
  4. Beratung und Recherche
  5. Bewahrung (v. a. konservatorische Maßnahmen)
  6. Bereitstellung der Informationen für die Nutzung und Auswertung (z. B. Öffentlichkeitsarbeit)

Der Vorsitzende des Verbands deutscher Archivarinnen und Archivare, (VdA), Michael Diefenbacher, beschrieb anlässlich des 5. Tags der Archive, 2010, für den Kölner Stadtanzeiger in einem Interview zum Einsturz „des bedeutendsten kommunalen Archiv des Landes“ die Aufgaben eines Archivs wie folgt. Wollen die Archive eigentlich soviel wie möglich bewahren? Nein. Aufgabe der Archive ist es, zu bewerten und auszusondern. Unsere Hauptaufgabe ist das Wegwerfen. Was übrig bleibt, wird übernommen.[1]

Archive werden zukünftig vermehrt elektronisches Schriftgut (E-Akten) sowie digital vorliegende Informationen übernehmen. Die Archivare beschäftigen sich daher seit einiger Zeit verstärkt mit elektronischen Bürosystemen (DMS) sowie den komplexen Themenstellungen der Übernahme und langfristigen Erhaltung elektronisch gespeicherter Daten und Informationen.

Die Erstellung von Webseiten und die öffentliche Darstellung der Archive im Internet (Mitarbeit in Archivportalen und sozialen Netzwerken) sind von wachsender Bedeutung für die Öffentlichkeitsarbeit und die Nutzerfreundlichkeit.

Viele Archivare haben neben den Bewertungs- und Erschließungsarbeiten die Aufgabe, sich durch eigene Beiträge sowie der Unterstützung von Ausstellungsprojekten an der Erforschung und Vermittlung der jeweiligen Sprengelgeschichte (Zuständigkeitsbereich) zu beteiligen oder geschichtliche Themenstellungen anzuregen.

Gesetzliche Regelungen in Deutschland

Für das staatliche Archivgut haben der Bund (für das Archivgut des Bundes) und alle Bundesländer in Deutschland spezielle Archivgesetze erlassen. Diese sind Rechts- und Handlungsgrundlage für die jeweiligen Archivverwaltungen. Kommunale Archive haben eine Archivsatzung. In den Archivgesetzen sind die Aufgaben des Archivs definiert. Zudem gibt es Regelungen zur Zugänglichmachung von Archivgut (Schutzfristen). Ein Archivar ist daher fachlich versiert im Umgang bei der Anwendung des Datenschutzrechtes sowie die Anwendung und Durchsetzung des Kulturgutschutzgesetzes. Spezialkenntnisse im Umgang und der praktischen Anwendung des Urheberrechtes sind von Vorteil im Bereich der Auswertung und der Öffentlichkeitsarbeit. Vertiefte Kenntnisse auf dem Gebiet des Verwaltungsrechts sind vor allem in Tätigkeitsfeldern der staatlichen und kommunalen Archive unerlässlich.

Auch Glaubensgemeinschaften regeln ihr Archivwesen. Ein Beispiel hier für ist das Kirchengesetz zur Sicherung und Nutzung von kirchlichem Archivgut in der Evangelischen Kirche der Union.

Benutzung

Die Benutzung des Archivguts kommunaler und staatlicher Archive steht grundsätzlich jedem offen. Allerdings sehen die Archivgesetze der Länder und des Bundes bestimmte Benutzungsbeschränkungen (v. a. Schutzfristen, während derer das Archivgut in der Regel nicht eingesehen werden darf) vor. Private Archivträger können besondere Bestimmungen für die Benutzung des Archivgutes erlassen. Die Benutzung des Archivgutes erfolgt im Regelfall auf schriftlichen Antrag. Die Sichtung des Archivgutes erfolgt üblicherweise vor Ort.

Berufsanforderungen

Die Archivare der staatlichen Archive (Staatsarchive und andere) müssen eine archivfachliche Ausbildung (mindestens Fachhochschulausbildung) absolviert haben. Neben der gehobenen archivfachlichen Ausbildung kann der Abschluss des wissenschaftlichen Archivars im höheren Dienst als Aufbaustudiengang erworben werden. Bisher einzige Voraussetzung für diese Ausbildung ist ein bereits erfolgreich abgeschlossenes Studium in einem angrenzenden Studienfach und in der Regel die Promotion. Die Durchlässigkeit zu einem höheren Abschluss nach einer Fachhochschulausbildung im Archivwesen oder dem Bachelorabschluss ist bisher nicht gegeben.

In wenigen Fällen (zum Beispiel in kleinen Privat- oder Kommunalarchiven) muss der Archivmitarbeiter kein Studium oder die Ausbildung zum Archivinspektor nachweisen. In den Freistaaten Bayern und Sachsen gibt es neben der Fachhochschulausbildung eine einschlägige Ausbildung für den mittleren Dienst (Archivassistent, FaMI-Archiv).

Als Voraussetzung für die Ausbildung im gehobenen Archivdienst gelten: Abitur; gute Geschichts- und Allgemeinkenntnisse, komplexes Denkvermögen, Sprachkenntnisse (englisch, Grundkenntnisse in Latein, evtl. Französisch oder auch Russisch), Umgang mit moderner Informations- und Kommunikationstechnik, exakte Arbeitsweise, kommunikative Fähigkeiten.

Trotz wesentlich gestiegener Anforderungen sowie umfassenden und tw. grundlegenden Veränderungen im Berufsfeld des Archivars, bewegen sich die Gehaltseinstufungen für Archivare im öffentlichen Bereich derzeit noch am unteren Niveau der möglichen Tarifeinstufungen (siehe: EGO der Länder, Teil 2[2]).

Ausbildungsstätten in Deutschland sind die Archivschule Marburg, die Bayerische Archivschule München und die Fachhochschule Potsdam.

Siehe auch

Literatur

  • Sabine Brenner-Wilczek, Gertrude Cepl-Kaufmann, Max Plassmann: Einführung in die moderne Archivarbeit. Wissenschaftliche Buchgesellschaft, Darmstadt 2006. ISBN 3-534-18190-5
  • Julia Brüdegam: Auswahlverfahren im Staatsarchiv Hamburg. In: Archivar, Jg. 61, 2008, Heft 1, S. 45–47. ISSN 0003-9500
  • Norbert Reimann (Hrsg.): Praktische Archivkunde. Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste, Fachrichtung Archiv. 3. überarbeitete Auflage, Ardey-Verlag, Münster 2014, ISBN 978-3-87023-366-2
Wiktionary: Archivar – Bedeutungserklärungen, Wortherkunft, Synonyme, Übersetzungen

Einzelnachweise

  1. ↑ KStA vom 6./7. März 2010, S. 35
  2. ↑ http://www.vda.archiv.net/empfehlungen/archivarischefachaufgaben.html
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