Total Cost of Ownership
Total Cost of Ownership (TCO) ist ein Berechnungsverfahren, das in den 80er Jahren entwickelt wurde. Der Ansatz dient dazu, Verbrauchern und Unternehmen dabei zu helfen, alle anfallenden Kosten von Investitionsgütern (insbesondere in der IT) wie beispielsweise Software und Hardware abzuschätzen. Die Idee dabei ist, eine Abrechnung zu erhalten, die nicht nur die Anschaffungskosten enthält, sondern alle Aspekte der späteren Nutzung (Energiekosten, Reparatur und Wartung) der betreffenden Komponenten. Somit können bekannte Kostentreiber oder auch versteckte Kosten möglicherweise bereits im Vorfeld einer Investitionsentscheidung identifiziert werden. Wichtigste Grundlage für das weitere Verständnis der TCO ist die Unterscheidung zwischen direkten und indirekten Kosten.
Kostenarten
Direkte Kosten
Unterteilt werden direkte Kosten nicht in Kostenstellen (wie zum Beispiel Kosten eines IT-Mitarbeiters), sondern in Prozessen, deren Kosten sich grundsätzlich durch Umlage anderer Kostenstellen berechnen lassen können. Typischerweise fallen diese Kosten bei der Beschaffung und Betreuung von IT-Vermögensgegenständen an. Vom betriebswirtschaftlichen Standpunkt aus kennzeichnen sich direkte Kosten durch ihre Budgetierbarkeit. Somit ist ein nachhaltiger Effekt dieser Kosten, unabhängig davon, ob im positiven oder negativen Sinne, auf den Unternehmenserfolg grundsätzlich nachweisbar.
Direkte Kosten am Beispiel eines Arbeitsplatzrechners:
- Hardware and Software Costs:
- Anschaffungskosten für Hard- und Software (Abschreibungen oder Leasingraten), Kosten aus Wartungsverträgen mit Herstellern oder Dienstleistern und Kosten für IT-Infrastruktur (Netzwerke, Server)
- Operations Costs:
- alle Prozesse aus dem Bereich Administration und Support
- Administration Costs:
- Verwaltungsaufwand (z.B. Asset-Management, Ausarbeitung von Verträgen, Budgetplanung), Koordination von Trainingsmaßnahmen für IT-Personal sowie Endanwender
Indirekte Kosten
Indirekte Kosten entstehen nicht aufgrund der Anschaffung oder der Gewährleistung des Betriebes von Investitionsgütern, sondern in Folge unproduktiver Nutzung durch den Endanwender. Dabei handelt es sich immer um Prozesse, Vorgänge oder Situationen, welche den Endanwender in seiner Produktivität hemmen. Da sich diese Vorgänge bei allen Endanwendern unterscheiden können, ist die Messbarkeit eines solchen Vorgangs grundsätzlich problematisch. Umstritten ist jedoch, in welchem Umfang diese Kosten für ein Unternehmen zahlungs- bzw. erfolgswirksam sind, also in Form von Ein- oder Auszahlungen den Cash-Flow berühren. Laut Krcmar betragen diese indirekten oder auch nicht-budgetierten Kosten etwa zwischen 23% und 46% der Gesamtkosten (vgl. Krcmar "Informationsmanagement" 1998, S. 182).
Indirekte Kosten am Beispiel eines Arbeitsplatzrechners:
- Peer Support:
- Unterstützung eines anderen unbedarften Anwenders, auch „Hey-Joe-Effekt“ genannt
- Casual Learning and Self-Support:
- Selbsthilfe und Gelegenheitstraining
- Formal Learning:
- Trainingsmaßnahmen zur Schulung des Endanwenders in einer bestimmten Applikation
- File and Data Management:
- Datenmanagement, sowie Konfiguration des Desktops
- Application Development:
- Entwicklung von eigenen Applikationen (beispielsweise auch Excel-Tabellen uvm.)
- Downtime:
- Nicht-Verfügbarkeit des Desktops
Die TCO-Analyse ist ursprünglich von Gartner in den neunziger Jahren eingeführt worden. Seitdem wurden verschiedene Methoden zur Berechnung und etliche Software-Tools entwickelt. Somit ist ein Benchmark anhand der TCO nur auf Grundlage eines einheitlichen Berechnungsverfahrens möglich.
Der TCO steht die TBO (total benefits of ownership) gegenüber, durch die die Durchführbarkeit und die Verbesserung einer Anschaffung bestimmt wird.
Kritik
Oftmals werden kalkulatorische Anteile für Miete, Energiekosten und Nebenkosten vergleichbarer Art nicht berücksichtigt. Weiterhin gibt es derzeit weder in der Literatur noch in der Fachpresse nennenswerte Ansätze, das Problem des kalkulatorischen Wagnisses resp. die Berücksichtigung des unternehmerischen Risikos im Zusammenhang mit dem TCO-Modell offenkundig zu diskutieren.
Das größte Defizit bringt das TCO-Modell aber mit sich, indem es keinerlei Ansätze liefert, inwiefern eine Verbesserung der TCO, vort allem im Bereich der indirekten Kosten, tatsächlich erfolgswirksam für das Unternehmen sein kann. Einmal angenommen, die Downtime aller Arbeitsplatzrechner kann von durchschnittlich zwei Stunden auf eine Stunde jährlich vermindert werden, so sollten die TCO entsprechend um die Hälfte des Betrages der für Downtime veranschlagten indirekten Kosten sinken. Vom finanzwirtschaftlichen Standpunkt aus müsste sich nun auf verschiedene Kostenstellen verteilt oder in Form von Erlösen, in der Summe jedoch immer für den Cash-Flow, ein positiver Effekt um genau diesen Betrag ergeben. In der Praxis wird dieser Betrag jedoch im niedrigeren Maße den Cash-Flow berühren als in der TCO-Berechnung veranschlagt. Ursache dafür ist unter anderem die unterschiedliche hohe Bedeutung des Arbeitsplatzrechners bzw. eines anderen IT-Vermögensgegenstandes für die Wertschöpfung des Unternehmens. Außerdem unterscheiden sich Endanwenderoperationen auch innerhalb einer IT-Organisation. Dies ist allein dadurch begründet, dass jeder Mitarbeiter über unterschiedlich hohe IT-Kenntnisse verfügt bzw. es mehr oder weniger effizient vermag, mit Hard- und Software umzugehen.
weitere Informationen
Vom Informatikstrategieorgan Bund (ISB) der Schweiz wurde eine Software für die Berechnung der TCO in Auftrag gegeben. Die Open Source Software ist verfügbar bei www.tcotool.org.