Als Reisekosten werden Aufwendungen (Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpfl.-Mehraufwand) bezeichnet, die bei beruflich oder betrieblich bedingten Reisen (Abwesenheit von Wohnung und von Arbeitsstelle) anfallen, wenn die private Lebensführung den Zweck der Reise nicht oder nur unwesentlich berührt.
Für Selbständige (Gewerbetreibende und Freiberufler) stellen die Kosten Betriebsausgaben dar, in den anderen Einkunftsarten sind es Werbungskosten.
Reisekostenerstattung
Reisekosten, die einem Arbeitnehmer entstehen (also Werbungskosten darstellen), kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten (§ 3 Nr. 13 bzw. Nr. 16 EStG). Reisekosten, die der Arbeitgeber steuerfrei erstattet hat, sind nicht mehr im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung als Werbungskosten abzugsfähig (§ 3 c Abs. 1 EStG).
Fahrtkosten
Als Fahrtkosten sind die tatsächlich entstandenen Kosten ( mit Flugzeug, Zug und ÖPNV, Fähre oder Taxi) anzuerkennen. Diese Kosten kann der Arbeitgeber im nachgewiesenen Umfang steuerfrei erstatten. Führt der Arbeitnehmer die Auswärtstätigkeit mit seinem eigenen Fahrzeug durch, kann der Arbeitgeber sog. Kilometerpauschalen steuerfrei zahlen (z. B. für einen PKW 0,30 €/km). Vgl. R. 38 LStR.
Übernachtungskosten
Als Übernachtungsaufwand sind die tatsächlich entstandenen Kosten ( im Hotel, Herberge, Fremdenzimmer, Appartement und Zweitwohnung) im Inland und auch im Ausland anzuerkennen. Nebenkosten zur Übernachtung ( Garage, Minibar, Fernseher, Telefon) sind keine Übernachtungskosten und enthält die Rechnung für die Übernachtung auch das Entgelt für ein Frühstück, ist dieser Anteil herauszurechen. Die Kosten sind in nachgewiesener Höhe abzugsfähig. Inländische Übernachtungskosten kann der Arbeitgeber auch mit 20 € pro Übernachtung pauschalieren, wenn feststeht, dass der Arbeitnehmer anlässlich einer Dienstreise, einer Fahr- oder Einsatzwechseltätigkeit auswärts übernachtet hat (R. 40 Lohnsteuerrichtlinien - LStR). Übernachtungen in der eigenen Wohnung (z. B. Zweitwohnung), in einem Fahrzeug (z. B. Fernfahrer übernachten im LKW) oder in der vom Arbeitgeber gestellten Unterkunft (z. B. Bauarbeiter übernachtet im Baukontainer des Arbeitgebers) können allerdings keine steuerfrei Pauschalzahlung rechtfertigen. Bei ausländischen Übernachtungen treten an die Stelle der o. g. Pauschale sog. Auslandsübernachtungsgelder (aktuelle Informationen: [1])
Verpflegungsmehraufwand
Zur Abgeltung der Verpflegungsmehraufwendungen kann der Arbeitgeber für Auswärtstätigkeiten im Inland - je nach Abwesenheitsdauer - 0 € (unter 8 Std.), 6 € (8 bis unter 14 Std.), 12 € (14 bis unter 24 Std.) oder 24 € (Abwesenheitsdauer am Kalendertag 24 Std.) steuerfrei zahlen (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 i. V. m. § 9 Abs. 5 EStG). Für Arbeitnehmer ohne regelmäßigen Arbeitsstätte ist die Abwesenheit von der Wohnung an jedem Kalendertag der Auswärtstätigkeit maßgebend; für Arbeitnehmer mit einer regelmäßigen Arbeitsstätte beginnt bzw. endet die Abwesenheitdauer an der regelmäßigen Arbeitsstätte, wenn sie von der regelmäßigen Arbeitsstätte aus ihre Auswärtstätigkeit beginnen oder dort beenden. Eine Besonderheit ist bei Auswärtstätigkeiten zu beachten, die nach 16.00 Uhr beginnen und ohne Übernachtung am nächsten Kalendertag vor 8.00 Uhr beendet werden: In diesen Fällen dürfen ausnahmsweise die Abwesenheitszeiten, die auf beide Kalendertage entfallen, zusammengefasst werden. Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland, treten an die Stelle der o. g. Pauschalen sog. Auslandstagegelder (aktuelle Informationen: [2])
Reisenebenkosten
Schließlich kann der Arbeitgeber auch Reisenebenkosten (z. B. Hotelgarage, Telefonkosten, Parkgebühren, Maut) steuerfrei erstatten (R. 40 a LStR).
Zu beachten ist weiterhin, dass sich die hier besprochenen Richtlinien des öftern ändern und nicht die jeweils aktuelle Version besprochen sein muss.
