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Archiv

Behörde oder Einrichtung, die für die Aufbewahrung und Weitergabe der zur dauerhaften Aufbewahrung ausgewählten Unterlagen zuständig ist
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Als Archiv (v. lat.: archivum aus griech.: archeion Regierungs-, Amtsgebäude) bezeichnet man im Allgemeinen eine geordnete Sammlung von Dokumenten, Urkunden, Akten, aber auch von Apparaturen und sonstigen Gegenständen (z. B. in einem Firmenarchiv). Gleichzeitig bezeichnet der Begriff auch die Gebäude, Räumlichkeiten oder Institutionen, in denen diese Materialien aufbewahrt werden. Daneben werden auch Systeme zur Elektronischen Archivierung oder für die Datensicherung, wie beispielsweise andere Dateien enthaltene Tar-Dateiformat, als Archive bezeichnet.

Eingang zu den Archivkammern im Palast des Assurbanipals

Erklärung

Während eine Bibliothek in der Regel darauf ausgerichtet ist, Bücher und andere Medien für den Bedarf der Benutzer anzubieten, steht beim Archiv die Erfassung und langfristige Aufbewahrung im Vordergrund; es gehört in der Regel aber auch zu den Aufgaben eines Archivs, die Materialien Forschern und interessierten Bürgern zugänglich zu machen. Materialien werden dann in ein Archiv abgegeben, wenn sie für den Geschäftsbetrieb nicht mehr vonnöten sind (zuvor werden sie, so lange sie noch in laufenden Geschäftsgängen benötigt werden, in einer Registratur geführt).

Wesentlich für die Funktionsfähigkeit eines Archivs ist die Existenz eines ausdifferenzierten und zeitbeständigen Ordnungssystems zur Strukturierung und Erschließung der eingelagerten Objekte. Diese Funktion erfüllt z. B. eine analoge Kartei oder eine Datenbank. Hier werden die gelagerten Objekte sortiert und durch Metadaten beschrieben.

Archive sind für die Sicherung des Schriftgutes ihrer Trägerorganisationen zuständig. Träger von Archiven sind der Bund, die Länder, Kreise und Kommunen, Kirchen, Parteien, Hochschulen, Wirtschaftsunternehmen etc. Archive gehören zu den Einrichtungen des BID-Bereiches - viele Bibliotheken und Museen haben auch gleichzeitig eine Archivfunktion.

Bestandsbildung

In den Organisationseinheiten des Trägers entstehen im Zuge der täglichen Arbeit Unterlagen, die den Arbeitsgang strukturieren und gleichzeitig die getane Arbeit dokumentieren. Diese Unterlagen sind deshalb entweder Unikate oder repräsentative Einzelstücke. Durch die Archive werden die Unterlagen einer positiven Bewertung unterzogen, d.h. aus der Masse der überlieferten Akten werden die herausgefiltert, denen ein bleibender Wert zukommt. Diese Akten mit einem bleibenden historischen Wert werden dann für immer aufbewahrt. Unter Umständen wird durch eine Sperrfrist die vorzeitige Nutzung verhindert, z. B. um Staats- oder Betriebsgeheimnisse zu erhalten.

Konservierung

Die in Archiven gelagerten Objekte (das Archivgut) stellen hinsichtlich ihrer Konservierung verschiedene Anforderungen an die Lagerung. Gleichbleibende Umgebungsbedingungen (konstante Temperatur, ausgewogene Luftfeuchtigkeit, Dunkelheit) sind wichtig um einem vorzeitigen Zerfall vorzubeugen. Damit Zerfallserscheinungen frühzeitig erkannt und eingedämmt werden können, muß das Archivgut außerdem regelmäßig stichprobenhaft kontrolliert werden. Die meisten Trägermedien (Papier, Magnetbänder, Zelluloid-Filme, Schellack-Platten, CDs) sind durch Temperaturschwankungen, Lichteinwirkung, chemische Zerfallsprozesse und nicht zuletzt durch häufige Nutzung bedroht und müssen entweder restauriert oder ihr Inhalt auf neue Trägermedien umkopiert werden.

Mikroformen sind eine Möglichkeit, Schriftgut und Bilder platzsparend und sicher auch über Zeiträume von mehreren hundert Jahren zu bewahren. Eine andere Möglichkeit ist die Digitalisierung. Dabei ist zu bedenken daß auch digitale Speichermedien (CD, DVD) nur eine begrenzte Haltbarkeit aufweisen. Die Langzeitarchivierung von digitalen Informationen (Datenträger beispielsweise mit elektronischer Publikationen [siehe dort] oder Teilen des Internets) stellt die elektronische Archivierung auch aufgrund des schnellen Medienwandels vor neue Probleme. Beispielsweise sind bereits heute Teile der Magnetbänder mit den Daten des Apollo-Projektes nicht mehr lesbar, weil die die Computer, Betriebssysteme und Programme von damals nicht mehr verfügbar sind.

Beispiele

Archive in Deutschland

Siehe Archivsparten

Spezialarchive

Siehe auch: Archivkunde, Archivwesen, Archivar, elektronische Archivierung, Langzeitarchivierung, Datenschutz, LifeLog.

Literatur

  • Adolf Brennecke: Archivkunde, bearb. und erg. von Wolfgang Leesch, Leipzig 1953.
  • Norbert Reimann (Hg.): Praktische Archivkunde. Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste, Fachrichtung Archiv, Ardey-Verlag Münster 2004, geb., 360 Seiten, ISBN 3-87023-255-2
  • Bernd Hüttner: Archive von unten. Bibliotheken und Archive der neuen sozialen Bewegungen und ihre Bestände, Verlag AG SPAK, Neu-Ulm 2003, ISBN 3-930830-40-X, 180 S.
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