Unter Controlling (Englisch: "Steuerung") versteht man die betriebswirtschaftliche Planung, Steuerung und Kontrolle einer Organisation, eines Prozesses oder eines Projektes. Das Controlling besteht in seinem Kern in einer führungsunterstützenden Querschnitts- und Koordinationsfunktion mit dem Ziel, die Wirtschaftlichkeit in allen betrieblichen (Teil-)Bereichen sicher zu stellen.
Aufgaben eines Controllers
Der Controller gestaltet, koordiniert und begleitet den Management-Prozess, der die Phasen Zielfindung, Planung, Steuerung und Kontrolle umfasst. Er trägt damit Mitverantwortung für die Zielerreichung. Weiterhin sorgt der Controller für Strategie-, Ergebnis-, Finanz- und Prozesstransparenz und trägt somit zu höherer Wirtschaftlichkeit bei.
Stellt man sich das Unternehmen als ein Schiff vor, das wirtschaftlichen Erfolg anpeilt, dann versteht sich der Controller als Navigator, der den Steuermann (Manager) dabei unterstützt. Der Navigator stellt betriebswirtschaftliche Instrumente bereit, mit denen er dem Steuermann Informationen liefert, welche Richtung einzuschlagen ist, um das Erfolgsziel zu erreichen. Im Gegensatz zum Manager, der als Führungskraft die Entscheidungsverantwortung für die ihm unterstellten Bereiche behält, erfüllt der Controller "lediglich" die Aufgabe des ökonomischen Wegbegleiters und hat damit die Transparenzverantwortung.
Planungsaufgaben des Controlling
Der Controller ist am Zielbildungsprozess beteiligt. In Zusammenarbeit mit der obersten Führungsebene führt er die Teilziele der Bereiche zu einem ganzheitlichen und abgestimmten Zielsyste' zusammen. Das Zielsystem bildet den Ausgangspunkt für die eigentliche Planung, in der Maßnahmen und Ressourcen zur Zielerreichung festgelegt werden. Der Controller ist für die Ausgestaltung des Planungssystems und für die Plankoordination verantwortlich, während die inhaltliche Planung durch die Führungskräfte der Bereiche erfolgt. Zu den Controllingaufgaben gehört die Erstellung der erforderlichen Planungsunterlagen (Formulare) und die zeitliche Koordination der Teilpläne (Planungsschritte) in Form eines Planungskalender, der den Bereichen vorgegeben wird. Die Teilpläne der Bereiche werden anschließend durch den Controller aggregiert d.h. auf Zielkonformität überprüft und zu einem abgestimmten Gesamtplan zusammengefasst. Den Abschluss der Planung bildet die Fixierung und Dokumentation der Planwerte in Form von Budgets. Budgets stellen wertmäßige Sollvorgaben für alle Bereiche dar, die zur Erreichung der Planziele im darauffolgenden Geschäftsjahr einzuhalten sind.
Informationsaufgaben des Controlling
Der Controller organisiert bereichsübergreifend das Berichtswesen. Hierunter versteht man die regelmäßige Übermittlung von betriebswirtschaftlichen Steuerungsinformationen in strukturierter und komprimierter Form an die Führungskräfte. Sie bilden die Grundlage für die Überwachung der Wirtschaftlichkeit und für die Beurteilung der Geschäftsentwicklung. Im Rechnungswesen (Finanz- und Betriebsbuchhaltung) wird hierzu zunächst das Zahlenwerk über alle abgelaufenen wirtschaftlichen Vorgänge (Ist-Werte) in auswertbarer Form bereit gestellt. Das Controlling greift auf diese Datenbasis zurück, verdichtet sie weiter, stellt die erreichten Ist-Werte den vorgegebenen Sollwerten aus der Planung gegenüber und bereitet sie zu benutzerorientierten Management-Berichten auf.
Steuerungs- und Kontrollaufgaben des Controlling
Unter Kontrollen versteht man die systematische Überwachung des Geschäftsverlaufs durch Vergleich von erreichten Ist-Werten mit geplanten Sollgrößen. Kontrollen setzen ein funktionsfähiges Berichtswesen voraus. Sie ergänzen zudem die Planung, indem sie das Verhalten der Führungskräfte und Mitarbeiter hinsichtlich Einhaltung der vorgegebenen Budgets sicherstellen. Die Kontrollaufgaben des Controlling gehen über den reinen Soll-Ist-Vergleich (Umsetzungskontrolle) hinaus. Der Controller analysiert eventuelle Abweichungen, ermittelt deren Ursachen und ihre Auswirkungen auf den Geschäftsverlauf, zeigt Handlungsbedarf auf und löst beim Management steuernde Aktivitäten zur Zielerreichung aus. Er erstellt außerdem Prognosen über den erwarteten Geschäftsverlauf, damit potentielle Abweichungen bereits im Vorfeld erkannt und unerwünschte Entwicklungen vermieden werden können (Vorauskontrolle). Damit leistet er einen wichtigen Beitrag für eine vorausschauende Steuerung.
Serviceaufgaben des Controlling
Der Controller leistet den erforderlichen Service der betriebswirtschaftlichen Daten- und Informationsversorgung. Der Controller gestaltet und pflegt die Controllingsysteme. Zu diesen gehören z.B. das Planungs- und Kontrollsystem, das Budgetierungssystem, das Berichtswesen, Kennzahlensysteme, die Kosten- und Leistungsrechnung sowie Verfahren der Investitionsrechnung.
Organisation des Controlling
Bedingt durch erhöhten Wettbewerbsdruck aufgrund der Globalisierung und wegen der zunehmenden Komplexität des betrieblichen Geschehens gewinnt das Controlling immer größere Bedeutung. Daher verfügen vor allem größere Unternehmen i.d.R. über eigene Controlling-Abteilungen. Aufgrund der engen Verbindung des Controlling zum Rechnungswesen, welches die Datenbasis für Planung, Steuerung und Kontrolle bereit stellt, sind die Funktionen "Kosten- und Leistungsrechnung" sowie die Finanzbuchhaltung oftmals dem Controllingbereich zugeordnet.
Externes Controlling
Insbesondere kleinere und mittelständische Unternehmen vergeben diese Funktion an darauf spezialisierte Unternehmen, oft Beratungsunternehmen mit entsprechendem Branchenwissen. Im Bundesverband Deutscher Unternehmensberater (BDU) gibt es eine Fachgruppe "Unternehmensführung und Controlling U+C" in der sich derartige Spezialisten zusammenfinden und ihre Erfahrungen austauschen.