Desksharing, auch „Shared Desk“, „Flexible Office“ oder „Mobile Working“ genannt, ist eine Organisationsform, bei der innerhalb einer Organisationseinheit (Unternehmen, Hauptabteilung, Abteilung) mehr Mitarbeiter als Arbeitsplätze existieren. Die Mitarbeiter können „ihren“ Arbeitsplatz täglich frei wählen.
Gründe
Auslöser für die Einführung von Desksharing ist die Beobachtung, dass ein Arbeitsplatz in einem Verwaltungsgebäude nur zu einem Teil besetzt ist. Arbeitsgebiete oder Tätigkeiten wie beispielsweise Projektarbeit, Außendienst, Beratung, IT-Administration oder Training finden nicht nur am eigenen Arbeitsplatz statt, sondern auch in Besprechungsräumen, bei Kunden, in Seminarräumen, bei Kollegen und so weiter. Durchschnittliche Anwesenheitszeiten von 70 % sind im deutschsprachigen Raum keine Seltenheit.
Praxis
Desksharing funktioniert gut, wenn die Mitarbeiter möglichst viele verfügbare Informationen und Daten elektronisch gespeichert haben und wenn den Mitarbeitern unterschiedliche Arbeitsorte, wie beispielsweise geschlossene Einzelbüros und offene Teamflächen, zur Verfügung stehen. In der Praxis bedeutet das, dass bei Arbeitsbeginn der Arbeitsplatz „aufgebaut“ wird und bei Arbeitsende der Arbeitsplatz aufgeräumt wird. Dieses Prinzip wird „Clear-desk-Policy“ („Aufgeräumter Arbeitsplatz“) genannt.
Arbeitsortwahl
Arbeitsorte können entweder durch Sichtkontrolle ausgewählt werden oder durch Buchung. Sichtkontrolle setzt eine Einsicht in die betreffenden Räume, beispielsweise durch Glasanteile, voraus. Buchungen können entweder mittels Buchungssystem vorgenommen werden oder über eine dafür verantwortliche Person, die die Buchung wie in einem Hotel vornimmt. Dieses Buchungsprinzip nennt sich „Hotelling“, die dafür zuständige Person „Floormanager“ („Etagenmanager“). Die räumliche Umgebung unterscheidet sich daher von klassischen Zellen- oder Großraumkonzepten. Desksharing erfordert daher eine Büroformenmischung oder einen „Business-Club“.
Produktivität
Die Produktivität ist laut einer Studie des Fraunhofer-IAO in einer Büroformenmischung am höchsten. Ein Grund dafür könnte sein, dass die Mitarbeiter immer den Arbeitsort wählen können, der tagesaktuell am besten zu ihrer Arbeit passt.
Nutzen
Der Nutzen für die Arbeitgeber liegt in der Flächeneinsparung und reduzierten Miet-, Invest- und Folgekosten. Flächeneinsparungen zwischen 10 % und 20 % sind keine Seltenheit. Der Nutzen für die Arbeitnehmer liegt in der freien Arbeitsortwahl. Wird ein geschlossener Raum benötigt , kann dieser gebucht oder belegt werden, bei Teamarbeit steht ein offener Arbeitsplatz zur Verfügung. Der größte Nutzen liegt bei der allgemeinen Vorbereitung auf Desksharing. Hat ein Mitarbeiter seine Arbeitsorganisation auf Desksharing umgestellt, kann er mobil arbeiten. Der Ort ist dann nicht mehr an das Unternehmen gebunden und spielt nur noch aus Sicherheitsgründen eine Rolle. Mobiles Arbeiten schafft zwar enorme Freiheitsgrade, setzt aber auch eine sehr gute persönliche Arbeitsorganisation und Vertrauen der Führungkraft voraus. Eine Kombination mit Telearbeit eignet sich gut, ist aber keine Voraussetzung.
Nutzer
Wichtige Nutzer von Desksharing sind beispielsweise IT-Unternehmen, wie Sun Microsystems oder Versicherungen und Beratungsunternehmen. Es können auch nur Teile innerhalb eines Unternehmens, wie beispielsweise bei der Deutsche Bank oder HP auf Desksharing umstellen.
Vorteile und Nachteile des Desk Sharing
Vorteile für den Arbeitgeber:
- Einsparungen realisierbar bei:
-Raumkosten, -Büroausstattungskosten, -Reinigungskosten, (Energiekosten bis zu einem Drittel der Kosten reduzierbar)
- Verbesserung der internen Kommunikation
Vorteile für den Arbeitnehmer:
- erreichte Flexibilität und daraus resultierende Einsparungen sichern Arbeitsplätze langfristig
Nachteile für den Arbeitgeber:
- Nicht vorhanden
Nachteile für den Arbeitnehmer:
- Stress (bei unzureichender Regelung)
Kritik
Als Kritikpunkte werden der Verlust des „eigenen“ Arbeitsplatzes, eine geringe Verbundenheit mit der Arbeitsumgebung (Dekoration des Arbeitsplatzes mit persönlichen Gegenständen), IT-dominierte Arbeitsprozesse und Umstellungsschwierigkeiten genannt. Unternehmen, die Desksharing erfolgreich eingeführt haben, lassen daher Personalisierungen und Freiheitsgrade, die Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz hatten, an anderer Stelle, wie beispielsweise in einer gemeinschaftlichen Lounge oder auf dem Bildschirm zu. Weitere Kompensationsmaßnahmen, wie ein attraktives Arbeitsumfeld, Sitz-Steh-Arbeitsplätze und ähnliches können die Umstellung unterstützen.
Literatur
Jung, Hans: Personalwirtschaft, 5. Auflage; München Oldenbourg 2003