Betriebskosten (Immobilien)

Betriebskosten sind Kosten, die beim Eigentümer als Lasten des Grundstücks anfallen. Sie sind vom Eigentümer zu tragen. Das gilt grundsätzlich auch, wenn eine Immobilie vermietet worden ist. Allerdings kann im Mietvertrag vereinbart werden, dass der Mieter dem Vermieter die Nebenkosten zu erstatten hat. Das BGB sieht die Möglichkeit vor, hierzu entweder Vorauszahlungen mit späterer Abrechnung zu vereinbaren oder eine angemessene Pauschale vorzusehen, mit der die Betriebskoten insgesamt abgegolten sind.

Unterscheidung und Herleitung

Im Sprachgebrauch werden u. a. unterschieden:

Betriebskosten, die für die Bereitstellung von Warmwasser und Heizung entstehen.
(kalte) Betriebskosten, die alle übrigen Nebenkosten erfassen.

Inhaltlich zutreffender ist die Unterscheidung in:

nicht umlagefähigen Kosten: nach der gesetzlichen Regelung in § 535 ist davon auszugehen, dass alle Kosten in der Miete enthalten sind, es sei denn, es ist etwas anderes mietvertraglich vereinbart.
umlagefähige Betriebskosten: § 556 BGB gestattet die Umlage der in der Betriebskostenverordnung genannten Betriebskosten auf den Mieter.

Nach dem Gesetz sind Betriebskosten grundsätzlich in der Miete enthalten. Im Mietvertrag kann aber vereinbart werden, dass der Mieter alle oder einen Teil der umlagefähigen Betriebskosten gesondert trägt. Nur wenn eine solche Vereinbarung im Mietvertrag besteht, kann der Vermieter die Betriebskosten zusätzlich zur Grundmiete verlangen. Dabei müssen grundsätzlich nur die im Mietvertrag ausdrücklich genannten Kostenpositionen vom Mieter getragen werden (wobei nach Ansicht der Gerichte aber auch eine pauschale Bezugnahme auf Anlage 3 zu § 27 Abs.1 der II. BV ausreicht, vgl. OLG Hamm, Wohnungswirtschaft und Mietrecht 1997, S. 542).

Anstelle der Aufzählung der umlagefähigen Betriebskosten in Anlage 3 zu § 27 II. BV ist seit dem 1. Januar 2004 die Betriebskostenverordnung vom 25. November 2003 getreten, die jetzt in § 2 BetrKV den Katalog der umlagefähigen Kostenpositionen enthält. Mehr als die hier genannten Betriebskosten muss der Mieter in keinem Fall zahlen, auch wenn weitere Kostenpositionen im Mietvertrag genannt sind.

Nicht ausreichend ist nach der Rechtsprechung eine Formulierung im Mietvertrag, dass "der Mieter die üblichen Betriebskosten trägt". Werden also nur einzelne Positionen im Mietvertrag aufgeführt, können nur diese im Rahmen der jährlichen Abrechnung umgelegt werden.

Betriebskostenverordnung

Nach der Betriebskostenverordnung können grds. nicht umgelegt werden:

Verwaltungskosten
Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten.

Dabei gelten Ausnahmen für Gewerberäume, bei denen Verwaltungskosten z.B. in einer Pauschale dem Mieter übertragen werden können, solange sichergestellt ist, dass diese Kosten in direktem Zusammenhang mit der gemieteten Fläche und nicht etwa dem Gesamtgebäude und dessen Leerstand stehen.

Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung und damit voll umlagefähig sind:

Grundsteuer
Wasserversorgung - einschließlich Gebühren, Verbrauchserfassung, Wasseraufbereitung
die Kosten der Entwässerung - Gebühren, Betriebskosten einer hauseigenen Entwässerungsanlage, Betriebskosten einer Entwässerungspumpe
Heizung -Verbrauch und Wartung ohne Reparaturen
Aufzug -Stromverbrauch und Wartung ohne Reparaturen
Straßenreinigung und Müllbeseitigung
Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
Gartenpflege
Beleuchtung
Schornsteinreinigung
Sach- und Haftpflichtversicherung
Hauswart - ohne seine Arbeiten der Verwaltung, Instandhaltung oder Instandsetzung.
Fernsehanschluss
Hauswaschmaschinen
sonstige Betriebskosten.

Voraussetzung für die Berücksichtigung von "sonstigen Betriebskosten" im Rahmen der jährlichen Abrechnung ist, dass auch solche Kostenpositionen (z. B. Dachrinnenreinigung)

explizit im Mietvertrag genannt sind
und solche Kosten regelmäßig wiederkehrend entstehen.

Abrechnung

Die Zahlung von Betriebskosten kann als Pauschale (Festbetrag ohne Abrechnung) oder als Vorauszahlung (Abschlagsbetrag mit jährlicher Abrechnung) vereinbart werden.

Nur über eine mietvertraglich vereinbarte Betriebskosten-Vorauszahlung ist abzurechnen. Dieses Umlageverfahren sieht also vor, dass die vom Mieter gezahlten Vorschüsse den tatsächlich entstandenen Betriebskosten gegenübergestellt und abgerechnet werden. Eine ordnungsgemäße Abrechnung muss dabei Angaben über den Abrechnungszeitraum, über die (je Kostenposition) angefallenen Gesamtkosten und den verwendeten Verteilerschlüssel (z. B. nach Wohnfläche oder Personenzahl) enthalten; nur so ist der auf den Mieter entfallende Kostenanteil je Kostenposition nachvollziehbar. Weiterhin hat der Mieter bei jeder Abrechnung das Recht, Einblick in die Abrechnungsunterlagen zu verlangen. Dem Mieter steht dafür ein angemessener Prüfungszeitraum zu. Ergibt sich ein Guthaben für den Mieter, muss der Betrag ausgezahlt werden; lagen die tatsächlich entstandenen Betriebskosten höher als die Vorschüsse, steht dem Vermieter eine Nachzahlung in Höhe der Differenz zu.

Ein wichtiger Grundsatz ist, dass Betriebskosten einer ordnungsgemäßen Bewirtschaftung entsprechen müssen. In Zweifelsfällen ist zu fragen, ob ein wirtschaftlich denkender Eigentümer die Kosten auch dann verursacht hätte, wenn er sie nicht an den Mieter weitergeben könnte.

Spätestens 12 Monate nach Ablauf der Abrechnungsperiode ist dem Mieter die Abrechnung mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach kann der Vermieter keine Nachforderungen mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn bis zum Fristende noch nicht alle Rechnungen vorliegen, ohne dass dies vom Vermieter zu vertreten ist. - Im Gegenzug muss auch der Mieter Einwendungen gegen die Abrechnung binnen 12 Monaten geltend machen, sonst ist er damit ausgeschlossen. Auch hier gilt jedoch eine Ausnahme, wenn er die verspätete Geltendmachung seiner Einwendungen nicht zu vertreten hat. Zu Lasten des Mieters kann von diesen Regelungen nicht vertraglich abgewichen werden (§ 556 Abs. 4 BGB).

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen einer Pauschale und einer Vorauszahlung:

Wurde eine Pauschale im Mietvertrag vereinbart, so sind hiermit nicht nur alle Kosten abgedeckt; ohne weitere vertragliche Regelung ist auch keine Anpassung für die Zukunft möglich.

Handelt es sich um eine Vorauszahlung (mit Abrechnung) gilt:

Angemessenheit: beide Parteien können nach einer Abrechnung eine Anpassung der Vorauszahlung verlangen;
Fristen: Innerhalb von 12 Monate hat der Vermieter eine Betriebskosten-Abrechnung vorzulegen, für den Mieter gilt anschließend eine 12 Monatsfrist für Einwände;
Nachvollziehbarkeit: Die angeführten Posten müssen so dargestellt sein, dass sie den vertraglichen Regelungen oder dem Katalog der Betriebskostenverordnung zugeordnet werden können. Umlagen müssen außerdem rechnerisch nachvollziehbar sein;
Belegeeinsichtsrecht: Der Mieter muss in zumutbarer Weise Einsicht in die der Abrechnung zu Grunde liegenden Belege nehmen dürfen; bei öffentlich-geförderten Wohnungen können auch Kopien der Abrechnungsunterlagen (gegen Kostenerstattung) verlangt werden;
Verbrauchskosten: Grundsätzlich dürfen Verbrauchskosten nach einem frei vereinbarten Umrechnungsmaßstab umgelegt werden. Fehlt eine solche Vereinbarung so ist der Anteil der Wohnfläche maßgeblich. Der Vermieter hat weiterhin das Recht eine genauere Umlage durch Messvorrichtungen nachträglich zu bestimmen.
Rückforderung: Rechnet der Vermieter nicht innerhalb der Abrechnungsfrist von 12 Monaten ab und ist der Mietvertrag beendet, kann der Mieter die geleisteten Vorauszahlungen zurückfordern. Der Vermieter kann in diesem Zusamnmenhang die Abrechnung jederzeit nachholen und so die Rückforderung verhindern.

Heizkosten

Für Heizkosten gilt nach den Vorschriften der Heizkosten-Verordnung der Grundsatz der verbrauchsabhängigen Abrechnung (s. aber: § 2 Heizkosten-Verordnung). Die Heizkosten nehmen damit eine Sonderrolle ein. Gilt die Heizkostenverordnung und rechnet der Vermieter entgegen den Vorgaben der Heizkostenverordnung nicht verbrauchsabhängig ab, darf der Mieter den auf ihn entfallenden Anteil um 15 Prozent kürzen (HeizkostenV § 12 Abs. 1 Satz 1)

Betriebskostenspiegel

Mit dem Recht zur Einsichtsnahme in die Originalbelege nach Vorlage einer Abrechnung besteht für Mieterinnen und Mieter eine wichtige Überprüfungsmöglichkeit. Der Deutsche Mieterbund und seine Landesverbände stellen außerdem - ähnlich einem Mietspiegel - bundes- und landesweite Betriebskostenspiegel zur Verfügung, die auch Vermietern im Rahmen des Wirschaftlichkeitsgebotes als Leitfaden dienen können. Der Betriebskostenspiegel ist jedoch nur eine lose Sammlung von Daten der Mietervereine und stellt KEINE Bindung dar.

Literatur

Michael J. Schmid: Handbuch der Mietnebenkosten. Luchterhand-Verlag, Juli 2005, ISBN 3-47205-376-3