Workflow-Management

Das Workflow-Management wird der rechnergestützen Gruppenarbeit bzw. dem Computer Supported Cooperative Work (CSCW) zugerechnet. Aufgabe des Workflow-Management ist es, eine Spezifikation für die technische Ausführung von Arbeitsabläufen zu liefern. Das Workflow-Management kann damit als eine technische Umsetzung des Geschäftsprozess-Managements verstanden werden.

Begriffe

Aktivität

Eine Aktivität in Workflows bildet die kleinste Ausführungseinheit. Ihr sind typischerweise eine Tätigkeit, ausführende Ressourcen (Personen, Maschinen), zu benutzende Ressourcen (Werkzeuge, Maschinen, andersweitige Betriebsmittel) und zeitliche Abhängigkeit (Reihenfolge, Ausführungsdauer etc.) zugeordnet.

Workflow

Ein Workflow ist ein Prozess (alternativ Geschäftsvorfall oder allgemein Vorgang), der aus einzelnen Aktivitäten aufgebaut ist, die sich auf Teile eines Geschäftsprozesses oder andere organisatorische Vorgänge beziehen. Die einzelnen Aktivitäten stehen in Abhängigkeit zueinander. Somit hat ein Workflow einen definierten Anfang, einen organisierten Ablauf und ein definiertes Ende. Allgemein sind Workflows organisationsweite arbeitsteilige Prozesse, welche die anfallenden Tätigkeiten von Personen bzw. Software-Systemen koordinieren.

Workflows zeichnen sich durch diesen koordinativen Charakter aus, im Gegensatz etwa zu kooperativen Systemen in denen das weniger geregelte und synchrone Zusammenarbeiten gefördert wird. Ein Workflow wird typischerweise durch die Sequentialisierung der Arbeitsschritte erreicht. Synchrone Aktivitäten laufen strikt getrennt ab.

Workflow-Management

Das Workflow-Management umfasst alle Aufgaben, die bei der Modellierung, Spezifikation, Simulation sowie bei der Ausführung und Steuerung der Workflows erfüllt werden müssen.

Workflow-Management-System

Ein Workflow-Management-System (WfMS) dient der aktiven Steuerung arbeitsteiliger Prozesse. Eine Workflow-Management-Anwendung ist eine implementierte Lösung zur Steuerung von Workflows auf der Basis eines Workflow-Management-Systems.

Workflow Management-Systeme unterstützen strukturierte Aufgaben und Prozesse, hingegen leistet Groupware die Unterstützung für eher unstrukturierte Prozesse.

Auf technischer Ebene kann eine zunehmende Integration der Funktionalitäten von Workflow-Management-Systemen, CSCW-Systemen, Dokumentenmanagement-Systemen, Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) und Enterprise Resource Planning (ERP) beobachtet werden. Workflow-Systeme werden häufig der Groupware und dem Bereich CSCW (computer supported co-operative work) zugeordnet, da sie die Arbeit unterschiedlicher Personen innerhalb einer Organisation regeln. Im Gegensatz zu CSCW-Systemen wie Multi-User-Editoren, besitzen WfMS nur geringe Unterstützung für kooperative Interaktion.

Ziele

Mit der Einführung von Workflow-Management werden allgemein folgende Ziele verfolgt:

die Qualität der Prozesse soll verbessert werden,
die Qualität der Prozesse soll vereinheitlicht werden,
eine schnellere Bearbeitung von Kundenaufträgen soll erreicht werden,
die Transport- und Liegezeiten sollen verkürzt werden,
die Bearbeitungszeiten und damit die Kosten sollen reduziert werden,
die Informationsverfügbarkeit soll erhöht,
Medienbrüche sollen vermieden werden und
die Flexibilität der Prozesse soll durch zentrale Ablage der Ablauflogik erhöht werden.

Web-Links

Workflow Management Coalition (WfMC) (Vereinigung der Hersteller, Anwender usf.; veröffentlicht wichtige Standards)
Workflow-Management und Groupware - Produktübersicht des Fraunhofer ISST (aktuelle Übersicht von WfM-Produkten mit Links)

Literatur

Gadatsch, Andreas: Management von Geschäftsprozessen. 2. Aufl. Braunschweig: Vieweg, 2002
Götzer, Klaus: Workflow: Unternehmenserfolg durch effizientere Arbeitsabläufe. 2. Aufl. München: Computerwoche-Verlag, 1997
Jablonski, Stefan; Böhm, Markus; Schulze, W.: Workflowmanagement: Entwicklung von Anwendungen und Systemen - Facetten einer neuen Technologie. Heidelberg: dpunkt Verlag 1997