Unter Kalkulation (vom lat.: calculare = rechnen) versteht man im Allgemeinen eine Berechnung, besonders im kaufmännischen Bereich. Im Rechnungswesen dient die Kalkulation
- der Ermittlung der Stückkosten einer Ware, Dienstleistung oder eines Halbfabrikates (vgl. Kostenträgerstückrechnung)
- der Ermittlung der Produktionskosten einer Ware pro Periode (vgl. Kostenträgerzeitrechnung)
- der Ermittlung von Brutto- und Netto-Verkaufspreises abhängig von Vertriebskanal und Kundenrabattgruppe.
Dabei kann unterschieden werden zwischen der Vorkalkulation in der Planungsphase und der Nachkalkulation nach Abschluss aller Produktions- bzw. Handel- und Absatzvorgänge. Die Abweichungen aus Vor- und Nachkalkulation sollten interpretiert und in einer Feedbackschleife ins Kosten-Controlling und die Preisgestaltung zurückfließen.
Genaue Kalkulationen erfordern eine detaillierte betriebliche Kostenrechnung. Die Basis aller weiteren Zuschläge sind zunächst die Selbstkosten (das heißt die für das Unternehmen selbst anfallenden Kosten für die produzierte Ware oder angebotene Dienstleistung ohne Gewinnzuschlag).
Kalkulation eines Verkaufspreises
Die Kalkulation eines Verkaufspreises ist (in der Regel) nicht präzise zu beschreiben, da dies bei fast jedem Unternehmen unterschiedlich berechnet wird. Dies sei an einem Beispiel vorgeführt:
Ausgehend von einem Bruttoeinkaufspreis (FAP = Fabrikabgabepreis) werden unter Umständen verschiedenste Rabatte abgezogen. Dies können Mengenrabatte, Artikelrabatte, Werbekostenzuschüsse usw. sein. Die Reihe lässt sich beliebig fortsetzen. Es entsteht so in der Folge ein Nettoeinkaufspreis. Dieser stellt den echten Einkaufspreis dar und dient nun als Basis für die Berechnung oder Kalkulation des Verkaufspreises.
Die einfachste Methode ist zu rechnen: Netto + Spanne = Verkaufspreis. In vielen Unternehmen (besonders Filialunternehmen) wird aber abhängig von der Lage, Mitbewerbern usw. der Wert "Spanne" wieder relativiert, indem man diverse Kriterien aufnimmt.
Bei großen Konzernen, bei denen zahlreiche Kostenarten vielen Kostenträgern zugeordnet werden müssen, wird versucht durch den Einsatz von Standardsoftware, wie beispielsweise SAP oder abas, diesem Problem beizukommen. Wobei Kalkulationen allerdings nur ein Ausschnitt der Möglichkeiten von Standardsoftware ist. Standardsoftware hat aber auch Nachteile, wie z. B. Komplexität, Anpassungsaufwand und die Abhängigkeit vom Anbieter der Standardsoftware, vertrauen viele Unternehmen auf Eigenentwicklungen oder z. B. OpenSource-Produkte. Auch branchenspezifische Standardsoftware ist am Markt vorhanden, wie z. B. für Automotive.
Vor- und Nachkalkulation
Die Vor- und Nachkalkulation haben in der Auftrags- und Serienfertigung eine unterschiedliche Bedeutung.
Die Vorkalkulation dient in der Serienfertigung während der Einführungsphase neuer Produkte zur Berechnung der Herstellungskosten und des Verkaufspreises. Ist ein Produkt erst einmal eingeführt, kann man sich oft auf die Nachkalkulation beschränken. In der Auftragsfertigung und in Lohnbetrieben kommt der Vorkalkulation eine hohe Bedeutung zu, dient sie doch als individuelle Basis für den Offertpreis jedes einzelnen Angebotes.
Die Nachkalkulation dagegen dient der Überprüfung der bereits abgeschlossenen Aufträge und der allgemeinen Kalkulationsgrundlagen für weitere Offertkalkulationen.
Vor- und Nachkalkulation werden in der Regel nach demselben Kalkulationsschema erstellt. Allerdings ist man bei der Vorkalkulation auf gewisse Annahmen und Erfahrungszahlen angewiesen, während bei der Nachkalkulation die echten, das heißt die erfassten Werte verwendet werden können.
Einzelgeschäftskalkulation
Getrennt kalkulierte Einzelgeschäfte lassen sich nach unterschiedlichen Kriterien zusammenfassen:
Profitcenterkalkulation
Bei der Profitcenterkalkulation spielt die mitarbeiterbezogene Detaillierung (welche begrenzt ist) und die Kosten der Abteilungsleitung.
Divisionskalkulation
Divisionskalkulation mit Äqivalenzziffern
Zuschlagskalkulation
Kundenkalkulation
Bei der Kundenkalkulation wird die Profitabilität einzelner Kunden oder Kundengruppen ermittelt. Dabei wird das Marktergebnis mit einem Kunden, die Bedeutung des Kunden sowie die Aktivität der Geschäftsbeziehung bewertet. Das Kundenergebnis ergibt sich dann als Marktergebnis abzüglich der Erlöse und Kosten, die dem Kunden zurechenbar sind. Darauf aufbauend können Gruppenergebnisse aus Kundensegementen berechnet werden.
Produktkalkulation
Bei der Produktkalkulation stellt die Volumina pro Einzelgeschäft fest, wobei eine Break-Even-Analyse vorgenommen wird.
Es werden Rationalisierungeffekte (Kosteneinsparungen) in der Abwicklung bei der Verschmelzung von Produkten betrachtet.