Outlook (für Windows) und Entourage (für Mac OS) sind verbreitete Mail- und Groupwareprogramme der Firma Microsoft.
Die Windows-Version heisst Outlook, die Macintosh-Version dagegen Entourage. Vom Funktionsumfang her sind beide Produkte ähnlich.
Outlook/Entourage ist ein Teil des Office-Pakets von Microsoft und als solches kostenpflichtig.
Trotz der Namensähnlichkeit handelt es sich bei dem mit dem Internet Explorer ausgelieferten Mail- und Newsclient Outlook Express um ein völlig unabhängiges Programm. Es gibt ein kostenloses Microsoft Outlook für Mac OS, dieses unterstützt im Gegensatz zu Entourage und dem gleichnamigen Windows-Pendant jedoch kein POP/IMAP und ist auf einen Microsoft-Exchange-Server angewiesen. Dieses Produkt wird nicht mehr weiterentwickelt, da Entourage diese Funktion übernahm.
Funktionsweise
Die Outlook Produktreihe wie auch die neuste Entourage-Version spielen ihre vollen Funktionsmöglichkeiten erst im Netzwerk mit einem Microsoft Exchange-Server im Hintergrund aus. Das Produkt bietet dann neben Groupware und dem Versand von E-Mails häufig auch Unified Messaging Funktionen, wie integrierten Fax- und SMS-Versand, der zentral über den Exchange-Server gesteuert wird.
Mit Hilfe des so genannten Project Managers des Entourage lassen sich zudem Microsoft Office-Dokumente im Team verwalten.
Historie
Die erste Version von Outlook lag dem Softwarepaket Microsoft Office 97 Professional bei. Seitdem hat sich Outlook über mehrere Versionsschritte weiterentwickelt. Auf Outlook 97 folgten Outlook 98, Outlook 2000, Outlook 2002 (auch als Outlook XP bekannt) und Outlook 2003. Im betrieblichen Umfeld gehört Lotus Notes zu den größten Mitbewerbern.
Auf dem Macintosh wird Entourage seit Office 2001 vertrieben. Diese Version unterstützte den Microsoft Exchange Server noch nicht. Die aktuellste Version ist Entourage 2004 und wird ausschliesslich mit Office 2004 ausgeliefert.
Leistungsumfang
Outlook und Entourage unterstützen die Verwaltung mehrerer E-Mail-Konten über eine Oberfläche; die Konten können über POP3, IMAP4 bzw. über Exchange-RPC angesteuert werden. Neben der E-Mail-Funktion ist die Terminverwaltung die im betrieblichen Umfeld am intensivsten genutzte Funktion von Outlook. Um hierbei in den Genuss der gesamten Funktionalität von Outlook zu kommen ist der Betrieb eines Exchange-Servers zwingend erforderlich. Über den Exchange-Server können automatisch Besprechungen und andere Termine mit mehreren Teilnehmern geplant werden, in dem der Outlook-Client die Terminkalender aller Teilnehmer vergleicht und mögliche Terminüberschneidungen anzeigt. Gleichzeitig können unter Outlook Ressourcen (z. B. Räume oder Geräte) reserviert werden.
PDAs, PocketPCs oder auch Smartphones lassen sich mittels des Hilfsprogramms ActiveSync einfach und komfortabel mit Outlook synchronisieren, so dass es dem Benutzer ermöglicht wird auch unterwegs Termine einzutragen bzw. sich an Termine erinnern zu lassen. Der Datenaustausch mit moblien Geräten fehlt Entourage.
Nachteile
Von vielen Sicherheitsexperten wird Outlook kritisch gesehen, da es – je nach Implementierung – dazu neigt, Skripte, die sich in E-Mails befinden, und binäre Programme mit Schadfunktionen (Viren, Trojaner), die an die Nachrichten angehängt sind, auf Doppelklick des Benutzers hin direkt auszuführen. Auf Grund dieser Sicherheitslücken ist Outlook eines der bevorzugten Einfallstore für E-Mail-Viren. Teilweise reicht schon das Anschauen einer Mail um den Viruscode zu aktivieren. Microsoft versucht dieser Problematik durch permanentes Aktualisieren der Software über Patches Herr zu werden. Um sich vor den Schadensroutinen zu schützen kann man ein alternatives E-Mail-Programm wie Pegasus Mail oder Mozilla (Thunderbird) benutzen. Unter Unix existiert als Alternative das Programm Evolution, das in seiner Funktionalität inzwischen der von Outlook entspricht. Sollte man beruflich auf Windows angewiesen sein, empfiehlt es sich das System regelmäßig über den Windows-Update-Dienst zu aktualisieren. Entourage ist von diesen Problemen nicht betroffen, da keine bekannten Viren Entourage für ihre Zwecke missbrauchen.
Ferner kommunizieren Outlook und Entourage mit dem Exchange-Server über ein proprietäres Protokoll, so dass sich der Anwender in eine Produktabhängigkeit begeben muss, die nicht immer gewünscht ist. Die Anbindung von Arbeitsplätzen, die nicht Outlook / Entourage bzw. Windows oder Macintosh verwenden, ist ebenfalls problematisch.