Als Prozessanalyse bezeichnet man die systematische Untersuchung von Prozessen (lat. procedere = voranschreiten) in seine Einzelteile, um Schwachstellen und Verbesserungspotentiale zu erkennen. (vgl. Oberbegriff Analyse)
Die Prozessanalyse versucht durch das Zerlegen eines Vorgangs (vgl. Top-down-Methode) in seine Einzelschritte einen eventuell aufgetretenen Fehler oder Ungereimtheiten in dem Gesamtprozess sichtbar und Fehlerkorrekturen oder Verbesserungen möglich zu machen.
Hierdurch kann man Vereinheitlichungen in Standardprozessen erlangen und eine gruppenübergreifende Synchronisation erreichen.
Besonders im Qualitätsmanagement ist es unabdingbar, bei auftretenden Fehlern möglichst schnell deren Ursache(n) zu entdecken und Abstellmaßnahmen einzuleiten. Dieser kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) trägt dazu bei, auch bei verwandten Prozessen schnell und effizent einzugreifen, da Teilprozesse ähnlich oder gleich sein können.
Prozessorientiertes Denken und Handeln ist ein wichtiger Bestandteil der modernen Marktwirtschaft. Nur so kann man innerhalb eines kurzen Zeitraums flexibel agieren anstatt nur zu reagieren (Fehlervermeidung vor Fehlerbeseitigung). Durch das vorausschauende Handeln können Probleme meist schon im Vorfeld gelöst werden.
Die genaue Beschreibung von Prozessen ist hierbei genauso wichtig wie ihre ständige Pflege und Kontrolle. Durch das Versehen von Prozessen mit Informationen wird darüber hinaus auch das Auffinden von Schlüsselindikatoren erleichtert, die das Bewerten eines Prozesses zulassen.
Durchführung der Prozessanalyse. Die Prozessanalyse wird in zwei Schritten durchgeführt:
1. Istaufnahme der bestehenden Organisation
Hierfür werden Organisations- und Arbeitsunterlagen ausgewertet und gegebenenfalls Mitarbeiterinterviews durchgeführt.
2. Istanalyse der Prozesse
Als Methoden werden zum Beispiel eingesetzt: - Benchmarking - Schwachstellenanalyse - Workflowanalyse - Checklistentechnik - Referenzanalyse - Vorgangskettenanalyse
