Das Konto ist die zentrale Datenstruktur in der Buchhaltung sowie im Zahlungsverkehr. Prinzipiell handelt es sich um eine Tabelle mit beliebig vielen Zeilen und zwei (als Soll und Haben) bezeichneten Spalten, die Geldbeträge aufnehmen. Zu diesen zwei Spalten kommen in praktischen Anwendungen fast immer zusätzliche Hilfsspalten, die Information wie das Buchungsdatum, eine fortlaufende Nummer der Buchungszeile, erläuternden Text etc. aufnehmen.
Das Konto selbst wird durch eine (meist numerische, seltener alphanumerische) Kontonummer identifiziert und trägt fast immer zusätzlich eine prägnante Bezeichnung. Vielfach ist Information wie die Art des Kontos (siehe unten) in seiner Nummer codiert, was ein als Kontenplan oder auch alsKontenrahmenplan bezeichnetes Schema zur Nummernvergabe erfordert.
Ein Konto kann mit einem monetären Betrag bebucht werden: Eine oder mehrere Zeilen werden dem Konto hinzu gefügt. Ein Betrag wird gut geschrieben, indem er in der Sollspalte des Kontos eingetragen wird. Ist ein Betrag vom Konto abzuziehen, wird er in dessen Habenspalte gestellt. Die Differenz aus den Summen der Soll- und Habenbuchungen ist der als Saldo bekannte effektive Kontostand.
Der Buchhalter unterscheidet folgende Arten von Konten:
- Bestandskonten (die Bestände an Gütern und Geld erfassen):
- Erfolgskonten (die erfolgs- also gewinnwirksame Vorgänge erfassen):
Beim Jahresabschluss werden alle Bestandskonten gegen das Bilanzkonto saldiert (Saldo wird vom jeweiligen Bestandskonto auf das Bilanzkonto gebucht) und sämtliche Erfolgskonten gegen das Gewinn- und Verlustrechnungskonto oder kurz G u V.
Auch Bankkonten sind obiger Definition zu Folge (Bestands-)Konten. Allerdings werden Bankkonten zusätzlich nach ihrem Einsatzzweck wie folgt unterschieden:
- Zahlungsverkehrskonten (Girokonten)
- Sparkonten (meist als Sparbuch — das aber physisch meist eine Plastikkarte ist)
Für Lehrzwecke wird ein Konto meist als so genanntes T-Konto dargestellt: Über einem waagrechten Strich befinden sich Kontonummer und -bezeichnung und darunter ein durch einen senkrechten Strich geteilter Raum für Sollbuchungen (links) und Habenbuchungen (rechts).