Functioneel beheer
Functioneel beheer is het beheer van de informatievoorziening binnen een organisatie, gericht op het afstemmen van IT-middelen op de bedrijfsprocessen, met als doel de effectiviteit en efficiëntie van informatiesystemen te waarborgen. Het functioneel beheer richt zich op de vertaling van gebruikersbehoeften naar IT-oplossingen, zonder zich bezig te houden met technische IT-beheeractiviteiten.
Het doel van functioneel beheer is het optimaliseren van de inzet van informatiesystemen, waaronder het inventariseren van gebruikerswensen, het ondersteunen van gebruikers, en het bewaken van de werking en beschikbaarheid van systemen. Dit gebeurt in lijn met de strategische doelstellingen van de organisatie.
Functioneel beheer werkt nauw samen met informatiemanagement en IT-beheer. Informatiemanagement stelt de strategische koers en kaders vast, terwijl functioneel beheer deze vertaalt naar operationele praktijk, door knelpunten en verbeterbehoeften te signaleren en door te geven aan informatiemanagement. Daarnaast zorgt functioneel beheer voor de functionele afstemming van systemen op de gebruikersbehoeften, terwijl IT-beheer verantwoordelijk is voor de technische uitvoering, zoals infrastructuur, beveiliging en systeembeheer.
Samen vormen functioneel beheer en IT-beheer een onmisbare schakel in het effectief functioneren van de IT-omgeving binnen een organisatie.
Practices voor functioneel beheer volgens BiSL
Functioneel beheer kan volgens BiSL worden opgedeeld in drie clusters van practices:
- Gebruiksbeheer
- Functionaliteitenbeheer
- Verbindende, uitvoerende processen
Gebruiksbeheer
Dit cluster bestaat uit 3 practices die zich richten op de continue ondersteuning van de eindgebruiker bij het gebruik van de informatievoorziening. Het gaat hierbij om
- Gebruikersondersteuning
- Operationele ICT-aansturing
- Beheer bedrijfsinformatie
Functionaliteitenbeheer
De belangrijkste doelen van functionaliteitenbeheer is het specificeren van wijzigingen en het vormgeven van niet-geautomatiseerde informatievoorziening. Daarnaast houdt het zich bezig met het voorbereiden van de daadwerkelijke uitrol (release) van geaccepteerde wijzigingen (voorbereiden transitie) en het keuren en accepteren van de door de ICT-leverancier aangeleverde technische wijzigingen.
Verbindende, uitvoerende processen
Dit cluster bestaat uit twee practices die gebruiksbeheer met functionaliteitenbeheer verbinden. De eerste practice is wijzigingenbeheer, dat besluit over wijzigingsverzoeken die vanuit gebruiksbeheer worden geïnitieerd. De tweede practice is transitie, dat zorgt voor het daadwerkelijke doorvoeren van wijzigingen die tijdens functionaliteitenbeheer zijn geaccepteerd. Transitie draagt geaccepteerde wijzigingen in feite over van functionaliteitenbeheer aan gebruikersbeheer.
Procesmatig managen van functioneel beheer volgens de FSM-methode
In analogie met de ISM-methode biedt de FSM-methode een methodische aanpak van de organisatie en besturing van functioneel beheer. FSM maakt daarbij onderscheid naar 6 processen:
- Afspreken (Agreement management)
- Wijzigen (Specification management)
- Herstellen (Error management)
- Leveren (Support management)
- Informeren (Information model management)
- Voorkomen (Risk management).
Organiseren en managen van functioneel beheer
Met deze 6 processen kan iedere organisatie haar functioneelbeheertaken organiseren. De FSM-methode beschrijft hoe de organisatorische aspecten en de bijbehorende tooling daarbij kunnen worden ingericht. Bij het hanteren van de FSM-methode kunnen de practices van BiSL als illustratie dienen.
Functioneel beheer volgens Brouwer & Buurman
De functioneel beheerder is dé adviseur op operationeel niveau als het gaat om de informatievoorziening binnen een organisatie. De persoon heeft de kennis, kunde en ervaring die nodig is om een bepaalde verandering in die informatievoorziening teweeg te brengen. In feite zorgt de functioneel beheerder ervoor dat er sprake is van een betrouwbare, wendbare, schaalbare en innovatieve informatievoorziening.
Het takenpakket van een functioneel beheerder is heel divers. In grote lijnen onderscheiden Brouwer en Buurman drie aandachtsgebieden met elk drie activiteiten en noemen dit het 3x3 model. Dit model is gebaseerd op eigen ervaringen en observaties in de praktijk.
In het model worden drie verantwoordelijkheidsgebieden onderscheiden:
- Gebruiken, Beheren en Bewaken
- Verzamelen, Vertalen en Bepalen
- Realiseren, Accepteren en Implementeren
Functioneel applicatiebeheer
De term functioneel beheer moet niet worden verward met de term functioneel applicatiebeheer. Met de opkomst van functioneel beheer kan een onderscheid gemaakt worden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Het applicatiebeheer is een technische aangelegenheid en wordt gezien als een verantwoordelijkheid van de (interne of externe) ICT-leverancier. Met het maken van onderscheid tussen vraag- en aanbodzijde van de informatievoorziening is er een scheiding mogelijk voor de functie van functioneel applicatiebeheerder. Echter in de praktijk is er nog altijd vraag naar de gecombineerde rol van functioneel en applicatie beheerder.
Informatiemanager en functioneel beheerder
Hoewel er geen erkend onderscheid bestaat tussen de begrippen informatiemanagement en functioneel beheer, is dat wel vaak zo tussen de functienamen informatiemanager en functioneel beheerder. Hoewel ook deze twee termen door iedere organisatie op haar eigen wijze kunnen en mogen worden gedefinieerd, wordt informatiemanager vaak op een tactisch/strategisch niveau toegepast en functioneel beheerder vaak op een meer tactisch/operationeel niveau. Bij kleinere organisaties zal vaak slechts een van beide termen worden gebruikt.