Selbstaufschreibung

Selbstaufschreibung ist eine Erhebungstechnik um Informationen zu erhalten, die für einen Problemlösungsprozess notwendig sind.

Bei der Selbstaufschreibung werden die erforderlichen Informationen über einen längeren Zeitraum von den betroffenen Mitarbeitern selbst in vorgefertigte Formulare eingetragen. Die Selbstaufschreibung wird zur Erhebung von Aufgaben, Bearbeitungszeiten und Mengen eingesetzt. Zusätzliche Angaben, z.B. zu den verwendeten Informationen und Sachmitteln sind möglich.

Alternativen

Im Rahmen der Organisationsplanung werden verschiedenste Techniken der Erhebung eingesetzt um die benötigten Informationen zu erhalten. Die Auswahl der jeweils geeigneten Technik hängt von den Problemstellungen und den situativen Gegebenheiten ab. Die bedeutsamsten Techniken der Erhebung sind:

Bei der Fremdbeobachtung wird dem Beobachteten eine Person zugeordnet, die seine Arbeitsschritte aufzeichnet. Es ist somit eine ähnliche Technik wie die Selbstaufschreibung. Der Unterschied besteht darin, dass der Beobachtete nicht in seiner Arbeit durch das Festhalten der Arbeitsschritte aufgehalten wird.

Ablauf

Vorgehensweise

Aufnahmefestlegung
Aufnahmevorbereitung
Mitarbeiterinformation
Durchführung
Auswertung

Bei der Selbstaufschreibung zeichnet die betroffene Person ihre Aufgaben selbständig auf. Alle erledigten Aufgaben werden mit Zeitangaben und Reihenfolge festgehalten. Die Erfassung erfolgt innerhalb eines festen Zeitraumes und die Notierung am Ende eines Prozess- oder Zeitabschnitts.

Jeder Arbeitsschritt wird festgehalten und dadurch kann ein Analytiker einen Ablauf der Aufgaben erstellen. Die Aufschreibung durch die Mitarbeiter erfolgt ohne Kontrolle durch einen Beobachter. Dies kann zu bewussten und unbewussten Fehlinformationen führen. Die aufschreibende Person kann die, für sie selbstverständlichen, Aufgaben als nicht erwähnenswert einstufen und daher nicht erfassen. Andererseits kann sie um ihre Aufgabe aufzuwerten, auch nicht durchgeführte Arbeitsschritte einfügen.

Hilfsmittel zur Datenauswertung

Zur Erleichterung der Auswertung empfiehlt sich die Erstellung eines Aufgabenkataloges, der der Selbstaufschreibung zugrunde gelegt wird. Zusätzlich sollten für die Selbstaufschreibung selbsterklärende und leicht auswertbare Formulare verwendet werden. Neben den Erfassungsformularen für die Mitarbeiter sind Formulare für die Verdichtung der Tagesberichte notwendig. Um den Auswertungsaufwand zu reduzieren, benutzt man Tabellenkalkulationsprogramme für die Erfassung und Verdichtung der erhobenen Daten.

Beispiel für ein Erfassungsformular für Mitarbeiter:

Formen der Selbstaufschreibung

Tagesberichte. Von Tagesberichten spricht man, wenn die Tätigkeiten täglich erfasst und abgeschlossen werden. Zur Erstellung von Tagesberichten werden die betroffenen Mitarbeiter aufgefordert, alle Aktivitäten im Beobachtungszeitraum in einem Formblatt zu nennen. Tagesberichte sind vor allem bei umfangreichen Erhebungen einen kostengünstige Aufnahmetechnik. Die Auswertung ist bei vorgegebenen Formularen relativ einfach.

Tätigkeitsberichte. Tätigkeitsberichte sind einmalige Aufzeichnungen von Tätigkeitszeiten und Bearbeitungsmengen. Die Mitarbeiter werden aufgefordert, Zeitbedarf und Bearbeitungsmengen aufgrund von Erfahrungswerten in einem Formular einzutragen. Der Erhebungsaufwand ist geringer als bei Tagesberichten.

Mängel- und Wunschlisten.

Vorteile

Selbstaufschreibung ermöglicht eine Totalaufnahme ohne große Kostenbelastung.
Die Ergebnisse können statistisch ausgewertet werden.

Nachteile

Es besteht die Gefahr bewusster oder unbewusster Verfälschungen durch die subjektiven Angaben der Mitarbeiter.
Es kommt zu einer großen zeitlichen Belastung für die betroffenen Mitarbeiter.
Es können Fehlinformationen auftreten, weil die Kontrolle eines Beobachters fehlt.

Anwendungsbedingungen

Selbstaufschreibung eignet sich, wenn ein Sachverhalt durch wenige, gut abgrenzbare Merkmale erhoben werden kann und die Arbeitsprozesse nicht durch Beobachter gestört werden sollen. Der geringe Wissensstand über organisatorische Zusammenhänge und die Vermeidung allzu großer zeitlicher Belastung durch das Selbstaufschreiben lassen nur die Erfassung weniger organisatorischer Tatbestände zu. Sie bleiben meistens auf Angaben über Arten der Tätigkeiten, die Zahl von Vorgängen und die hierfür anfallenden Zeiten beschränkt.

Es sind folgende Kriterien zu beachten:

Die Tatbestände und Vorgänge müssen repräsentativ sein und eine brauchbare Basis für die Erfassung des tatsächlichen Geschehens darstellen.

Es sollte eine leichte Erfass- und Nachprüfbarkeit gewährleistet sein. Dem Organisator (Person) muss eine richtige Vorstellung, was er messen und beurteilen will, vermittelt werden.

Die zu erfassenden Kategorien müssen durch Stetigkeit gekennzeichnet sein. Sie müssen in sachlicher Hinsicht ebenso wie von Untersuchungsperiode zu Untersuchungsperiode im wesentlichen vergleichbar sein.

Literatur

Manfred Schulte-Zurhausen (2002): Organisation. München: Vahlen, ISBN 3-8006-2825-2.

Walter Weidner, Gerhard Freitag (1998): Organisation in der Unternehmung. München: Hauser, ISBN 3-446-21002-4.

Rolf Bühner (2004): Betriebswirtschaftliche Organisationslehre. München: Oldenbourg, ISBN 3486-27500-3.

Peter Weinert (2002): Organisation. München: Vahlen Verlag, ISBN 3-8006-2838-4.