Eigenbeleg
Ein Eigenbeleg ist ein Ersatz für eine Rechnung bzw. Quittung.
Grundsätzlich gilt im Steuerrecht, dass berufliche oder betriebliche Aufwendungen nachgewiesen werden müssen (§ 97 Abgabenordnung). Ohne Belege in Form von Rechnungen und Quittungen erfolgt kein Abzug. Nur bei Pauschalen entfällt diese Nachweispflicht. Deshalb lautet ein Grundsatz ordnungsgemäßer Buchführung: „Keine Buchung ohne Beleg“. In Fällen, in denen es für einen Geschäftsvorfall keinen Beleg gibt oder der Beleg verloren gegangen ist, muss daher ersatzweise ein sogenannter Eigenbeleg erstellt werden. Vorausgesetzt, die Ausgaben sind betrieblich oder beruflich notwendig und der Höhe nach glaubhaft, muss das Finanzamt diese Eigenbelege anerkennen.
Bei verloren gegangenen Quittungen ist der Eigenbeleg nur eine Notlösung. Soll die Ausgabe vom Finanzamt anerkannt werden, muss dies ein Ausnahmefall bleiben. Bei kleineren Ausgaben des täglichen Lebens und bei der Nutzung von (Münz-)Automaten (Telefon, Kopierer, Parkuhr, Porto) oder bei Trinkgeldern stellt er jedoch eine durchaus übliche und erlaubte Geschäftspraxis dar.
Ein korrekter Eigenbeleg muss folgende Angaben enthalten:
- Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift
- Art der Aufwendung, z. B.: „Trinkgeld, siehe Restaurantbeleg“ oder „Farbpatrone XY“
- Datum der Aufwendung
- Kosten (Gesamtpreis, ggf. Einzelpreis pro Stück sowie Umsatzsteuersatz)
- Beleg für die Höhe des Preises (soweit möglich, zum Beispiel durch Preisliste)
- Grund für den Eigenbeleg (z. B. Verlust, Diebstahl oder „nicht quittiertes Trinkgeld“, „Benutzung eines Automaten, der keinen Beleg erstellt“)
- Datum und eigene Unterschrift
Ein Abzug der Vorsteuer ist bei Eigenbelegen nicht möglich. Dafür ist nach § 15 Umsatzsteuergesetz (UStG) eine ordentliche Rechnung gemäß § 14 UStG unerlässlich.
Anforderungen für die Anerkennung eines Eigenbeleges
Ein Eigenbeleg muss folgenden Anforderungen gerecht werden, um vom zuständigen Finanzamt anerkannt werden zu können.
- Für die zu belegende Aufwendung muss ein Geschäftsvorfall vorliegen
- Die Betriebsausgabe muss von der Höhe her nachvollziehbar sein
- Die Ausgabe darf die Höchstgrenze von 250 Euro nicht überschreiten
- Der Eigenbeleg muss alle notwendigen Pflichtangaben nach (§ 33 UStDV) enthalten
Maximal erlaubte Ausgabehöhe von Eigenbelegen
Eigenbelege werden vom Finanzamt nur für Kleinstbeträge bis 250 Euro (§ 33 UStDV) anerkannt. Im Rahmen des Bürokratieentlastungsgesetzes II wurde 2017 diese Grenze für Kleinbetragsabrechnungen von 150 Euro auf 250 Euro angehoben[1]. Der Bundestag hat diesem Gesetzentwurf am 30. März 2017[2], der Bundesrat am 12. Mai 2017 zugestimmt. Am 5. Juli 2017 wurde das Gesetz im BGBl I (S. 2143) veröffentlicht[3]. Die Anhebung trat rückwirkend zum 1. Januar 2017 in Kraft.
Ein Eigenbeleg, dessen Gesamtbetrag 250 Euro übersteigt, ist nicht zulässig. Ab diesem Betrag ist eine ordentliche Rechnung mit offen ausgewiesener Umsatzsteuer notwendig.
Weblinks
- Bundesfinanzhof, Urteil vom 18. April 2012, Az. X R 57/09, Volltext (Nachweispflicht für Bewirtungsaufwendungen bei Bewirtungen in einer Gaststätte)
- Vorlage für einen Eigenbeleg (Ausfüllbare Eigenbeleg-Vorlage mit erforderlichen Pflichtangaben)
- §33 UStDV (Gesetze im Internet.de)
- Zweites Gesetz zur Entlastung insbesondere der mittelständischen Wirtschaft von Bürokratie (Zweites Bürokratieentlastungsgesetz)
Einzelnachweise
- ↑ Bundesgesetzblatt. Abgerufen am 1. August 2017.
- ↑ Sandra Schmid/Götz Hausding: Deutscher Bundestag - Bundestag entlastet mittelständische Wirtschaft von Bürokratie. In: Deutscher Bundestag. (bundestag.de [abgerufen am 1. August 2017]).
- ↑ Bundesgesetzblatt. Abgerufen am 1. August 2017.
