„Workflow“ – Versionsunterschied

Arbeitsablauf

Workflow

Definition: "Die Organisation von Arbeitsabläufen durch Festlegung und Beschreibung abgrenzbarer und arbeitsteiliger Prozesse, die in einer definierten Rangfolge, parallel oder sequenziell, ausgeführt werden, mit dem Ziel, dass der jeweils anstehende Prozess zum richtigen Zeitpunkt den richtigen Mitarbeiter erreicht und zudem über die notwendigen Informationen verfügt".

Eigenschaften:

- repetetiv - im Detail strukturiert, standardisiert => selbststeuernd - aktualisierbar - messbar in: - Wiederholungsrate - Durchlaufzeiten - Zugriffszeiten - Ablagezeiten - Transportzeiten - Liegezeiten - Bearbeitungszeiten - Komplexität - Menge und Art der durchzuführenden Aktivitäten - Arbeitsteiligkeit, d.h. wie viele Mitarbeiter sind involviert

Folgendes ist im Voraus zu bestimmen:

- Welche Aufgabenbereiche können/sollen erfasst und verlinkt werden?

- Welche Informationen sind zur Erledigung der Aufgaben relevant? - In wie fern stehen sie zur Verfügung? - Können diese Informationen standardisiert werden?

- Wie hoch soll der Freiheitsgrad der Mitarbeiter bei der Erledigung der Aufgaben ausgeprägt sein?

Der Arbeitsprozess gliedert sich in die folgenden drei Hauptbereiche:

1. auslösendes Ereignis

2. notwendige Aktivitäten

   a. Übergaberichtlinien definieren
   b. beteiligte Personen
   	ba. Aufgabenbereiche
   	bb. Ressourcen
   	bc. Tätigkeiten

3. Endergebnis

   kann verschiedene Ausprägungen besitzen

Wer ist für die Integration eines Workflows verantwortlich?

1. ADMIN ( technische Definition, Problembehandlung,…)

2. Verantwortlicher ( Vorgaben zur technischen Umsetzung, zur Pflege, …)

3. Mit- bzw. Bearbeiter

Beachte:

Der Workflow liefert lediglich die detaillierte technische Beschreibung eines Geschäftsprozesses und automatisiert ihn somit.

Was sind die Vorteile eines Workflows?

- Effizienzsteigerung - Mitarbeiterentlastung - Leistungsverbesserung der Mitarbeiter => motivierend - senkt Bearbeitungszeit - Vorgänge können synchron ablaufen, d.h. kein langes telefonieren mehr nach Zuständigkeiten